Zostań menadżerem zebrań i konferencji

Napisany przez: Kinga Kaszuba

Catering

Kolejnym etapem jest zapewnienie cateringu. Jeżeli jest to zebranie wewnątrzfirmowe, które nie będzie trwało zbyt długo, wystarczy zaopatrzyć je w kawę, herbatę, kruche ciasteczka, paluszki i wodę mineralną, ewentualnie sok. Dodatkowo należy przygotować kubeczki jednorazowe, filiżanki, małe talerzyki oraz termosy z gorącą wodą. Najlepiej wygospodarować na sali oddzielny kącik gastronomiczny, żeby uniknąć bałaganu na stołach podczas omawiania ważnych spraw. Lepiej zrobić krótką przerwę, niż zajmować się posiłkiem w trakcie spotkania. Jedzenie i picie bez ograniczeń wprowadza pewnego rodzaju chaos i może szczególnie przeszkadzać prowadzącemu.

W przypadku konferencji lub dłuższych seminariów, które trwają zazwyczaj powyżej pięciu godzin, nie wystarczy już susz konferencyjny i napoje. Tutaj musisz zadbać o lunch dla uczestników. Najlepiej zorganizować go w pobliskiej restauracji lub skorzystać z firmy cateringowej, która przywiezie obiad na miejsce. Pamiętaj jednak, że w tym drugim przypadku musisz zapewnić gościom oddzielne pomieszczenie, gdzie będą mogli w spokoju spożyć gorący posiłek. Zanim wybierzesz menu, nie zapomnij też dowiedzieć się od uczestników o ich wymagania dietetyczne. Część osób z pewnością zażyczy sobie danie wegetariańskie, a pozostali mięsne.

Zarządzanie przebiegiem spotkania

Jako główny organizator w dniu zebrania lub konferencji musisz przyjść pierwsza i sprawdzić czy wszystko jest gotowe. Kiedy pojawią się zaproszeni uczestnicy i zajmą miejsca, powitaj ich oraz wyjaśnij podstawowe sprawy. Jeżeli są to twoi koledzy z pracy, wystarczy przypomnieć im cel zebrania, oczekiwane rezultaty i planowany czas jego zakończenia. Jeśli jednak spotykasz się z przybyłymi gośćmi po raz pierwszy, przedstaw się, podaj swoje stanowisko i rolę jaką odegrasz podczas trwania spotkania. Osobom z zewnątrz wskaż, gdzie znajdują się toalety i gdzie będą odbywać się przerwy kawowe lub lunch. Podaj również numer swojego pokoju czy gabinetu gdzie będzie można cię ewentualnie znaleźć. Zacznij zebranie punktualne i przypomnij wszystkim o wyłączeniu i lub przestawieniu na wibrację telefonów komórkowych.

Jako asystentka szefa możesz być przez niego poproszona o nadzór nad prawidłowym przebiegiem zebrania lub konferencji. Wtedy zajmiesz się kierowaniem spotkania, którego celem jest przede wszystkim to, aby zaplanowane wcześniej punkty programu zostały zrealizowane. Podstawową zasadą jest ścisłe kontrolowanie harmonogramu i unikanie wypowiedzi nie na temat. Każdy uczestnik zabierając głos powinien trzymać się tego zakresu problemu, który w danym momencie jest omawiany. Powinnaś reagować, jeżeli ktoś zboczy z właściwej treści. Najbezpieczniej jest wtedy grzecznie, ale zdecydowanie powiedzieć, że ten wątek będziemy omawiać przy kolejnym punkcie. Musisz zadbać też o to, żeby dyskusja nie toczyła się w nieskończoność. Dlatego w odpowiednim czasie podsumuj wnioski, powtórz ustalony dotychczas plan działania i przejdź do kolejnego punktu.

Wiadomo jest, że zebrane osoby reprezentują różne typy osobowości. Jedni będą chcieli dominować i wypowiadać swoje zdanie na każdy temat, a inni nie będą się w ogóle odzywać. Nie możesz dopuścić również do sytuacji, żeby zebranie zostało zdominowane przez jedną lub dwie osoby, a reszta nie będzie miała nawet szansy na zabranie głosu. Jeżeli pojawi się dyskusja na boku, spróbuj zachęcić osoby szepczące, aby podzieliły się swoimi opiniami na forum. Pracownicy, którzy zawsze mają coś do powiedzenia powinny być poproszone przez ciebie o danie możliwości wypowiedzi innym oraz trzymanie się planu spotkania ze szczególnym naciskiem na czas jego trwania. Jeżeli okaże się, że omawiany temat wzbudza wiele emocji i może dojść do niepotrzebnej wymiany zdań, powinnaś postarać się o rozładowanie napięcia. Tutaj najlepszym rozwiązaniem będzie zaproponowanie krótkiej przerwy na kawę lub herbatę.

Jeżeli zajmujesz się nadzorem, nie podejmiesz jednocześnie roli protokolanta. Poproś więc sprawdzonego pracownika, który pod tym względem ma już doświadczenie i sporządzi prawidłowy protokół spotkania. Osoba ta powinna nie tylko być obdarzona przez ciebie zaufaniem, ale również posiadać umiejętności szybkiego wyciągania wniosków, robienia przejrzystych, a jednocześnie prostych i klarownych notatek. Protokół musi odnosić się do skonstruowanego wcześniej programu i zawierać ustalone zasady działania na przyszłość, terminy realizacji zadań oraz wskazywać osoby, które będą za nie odpowiedzialne.

Kiedy będzie zbliżać się godzina zakończenia spotkania, przypomnij wszystkim ile jeszcze mają czasu na omówienie spraw. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, zaproponuj inny termin, kiedy ponownie wszyscy będą mogli się spotkać. Zakończ spotkanie w odpowiednim czasie, dziękując wszystkim za przybycie i aktywny udział. Następnie prześlij wszystkim wnioski w postaci protokołu, tak żeby uczestnicy mogli przypomnieć sobie co zostało ustalone.

Alternatywa

Spróbuj przekonać szefa, że formą zastępczą zebrań, o wiele łatwiejszą i mniej pracochłonną niż organizacja regularnych spotkań z pracownikami, jest zwołanie telekonferencji. Każda firma wyposażona jest obecnie w sprzęt komputerowy, dzięki któremu można spotkać się na wspólnej dyskusji nie opuszczając jednocześnie miejsca pracy. Twoim zadaniem - jako asystentki, będzie wtedy poinformowanie wszystkich o terminie i godzinie planowanej rozmowy oraz upewnienie się czy uczestnicy będą w tym czasie obecni. Nie mniej jednak, nie unikaj spotkań bezpośrednich! Czasami właśnie one pomagają najlepiej dojść do konsensusu i praktycznych rozwiązań.

Artykuł został opublikowany w czasopiśmie "Sekretariat" 05/2009

Strona: [1] 2

Powiązane wiadomości:

« wróć

Zostań menadżerem zebrań i konferencji

Szkolenia

Oferty pracy