Wielu pracowników uważa, że zebrania to czas stracony. Według nich są zbędne, a przede wszystkim zabierają zbyt dużo cennego czasu, który można byłoby poświęcić na konkretną pracę. Dla większości jest to tylko i wyłącznie trucie szefa i jego  bla, bla, bla – bez sensu. Bardzo często dzieje się tak z powodu braku konkretnego planu, a czasami nawet braku celu tych spotkań. Niektórzy szefowie sądzą, że należy je organizować niezależnie od tego czy są tak naprawdę potrzebne. Dla nich są one po prostu stałym punktem programu pracy w firmie i czy jest to zło konieczne, czy też nie - muszą się odbyć.

Dlatego masz szansę przejąć inicjatywę i wykazać się umiejętnością efektywnego zarządzania tym zjawiskiem! Szef poczuje ulgę, że jego asystentka przejęła stery organizacji zebrań z pracownikami i w tym zakresie można na niej polegać, a cały zespół może wreszcie zauważy pozytywne strony wspólnych posiedzeń. Istnieje niewątpliwie również jasna strona tego medalu. Podczas trwania narady można wymienić się poglądami, doświadczeniem, odnieść się do konkretnych sytuacji, pomóc innym rozwiązać problem, uzgodnić strategię i uzyskać kompromis. Wynika z tego, że zebrania są jednak potrzebne, chociażby do tego, żeby upewnić się czy wciąż dążymy do wspólnego celu i czy drogi poszczególnych osób nie rozmijają się, a zmierzają w tym samym kierunku.

Jeżeli chodzi o organizację konferencji tutaj sprawa wygląda nieco inaczej. Uczestnikami tego typu sympozjów są najczęściej osoby z zewnątrz firmy.  Ich liczba jest zdecydowanie większa niż liczba pracowników biorących udział w regularnych zebraniach firmowych. Musisz zadbać więc nie tylko o sprawny przebieg organizowanego spotkania, ale o właściwy wizerunek firmy, który na pewno będzie poddany ocenie przez osoby przybywające do niej z zewnątrz.

Podstawą dobrego zarządzania zarówno zebraniami, jak i konferencjami  jest jasny i szczegółowy plan działania. W związku z tym musisz dobrze przemyśleć kilka istotnych kwestii. Jedną z najważniejszych jest ustalenie listy uczestników.

W przeciwieństwie do konferencji, zebrania z pracownikami powinny być ograniczone do jak najmniejszej liczby zaproszonych. Mogą to być kierownicy bądź przedstawiciele poszczególnych działów, nigdy wszyscy pracownicy! Ponieważ celem zebrania jest podjęcie jakieś konkretnej decyzji, dlatego im mniej osób biorących udział w spotkaniu, tym lepsze możliwości do dyskusji. Chyba, że pracujesz w micro przedsiębiorstwie, gdzie liczba pracowników nie przekracza 10 osób, wtedy warto poznać zdanie każdego. Nie możesz jednak dopuścić do tego, żeby zebranie stało się swojego rodzaju masówką przypominającą wiec, na którym częściej dochodzi do sporów i niepotrzebnej wymiany zdań. Zadaniem kierowników jest wcześniej ustalić ze swoimi podwładnymi  propozycje rozwiązań lub wspólny front w danej sprawie oraz przedstawić je podczas narady z szefem.

Przed konferencją przygotowania są o wiele bardziej czasochłonne, więc należy zająć się nimi  odpowiednio wcześniej. Przede wszystkim po sporządzeniu listy osób, należy wysłać w pierwszej kolejności zaproszenia do przedstawicieli władz oraz gości, którzy będą na niej przedstawiać swoje prezentacje i wygłaszać przemówienia, a dopiero w następnej- do potencjalnych uczestników. Jest to  niezbędne ze względu na fakt, iż musimy dać im czas na zastanowienie, możliwość wpisania konferencji do grafiku obowiązków oraz przygotowanie referatów. Najprostszą i niewymagającą nakładów finansowych metodą jest powiadamianie i zapraszanie drogą elektroniczną. Każdy z uczestników konferencji powinien wypełnić stosowny formularz i odesłać go faksem lub e-mailem. Osoby poproszone o prezentacje i referaty powinny wcześniej przesłać zarys oraz przewidywany czas swojego wystąpienia. Będziesz mogła wtedy zaplanować kolejność przemówień oraz omówić je z autorem. Jeżeli czas trwania konferencji przewidziany jest na dłużej niż jeden dzień, niezbędne jest zarezerwowanie noclegów dla przyjezdnych. Musisz znać przynajmniej miesiąc wcześniej termin oraz liczbę tych osób, aby znaleźć odpowiedni hotel i zarezerwować w nim miejsca.

Niezależnie od tego czy organizujesz comiesięczne zebranie w firmie czy międzynarodową konferencję, musisz pamiętać o zapewnieniu zaproszonym osobom niezbędnych informacji na temat tego spotkania z podaniem jego głównego celu. Kolejnym ważnym punktem jest więc ustalenie  z szefem planu i przygotowanie programu, który trzeba rozesłać uczestnikom! Po otrzymaniu takiej wiadomości pracownicy jak i goście odniosą  wrażenie, że spotkanie jest dobrze przemyślane. Agenda powinna zawierać nie tylko cel oraz powód zwoływanego zebrania czy sympozjum, ale i szczegółowe punkty z uwzględnieniem czasu trwania dyskusji na dany temat. Dobrze jest też określić pożądane rezultaty, które chcemy uzyskać po spotkaniu. Niezbędne jest podanie godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, tak, żeby nie było niepotrzebnie przedłużane. Pamiętaj, że każdy pracownik ma również swój odrębny plan działania, więc musi wiedzieć ile czasu może poświęcić na podstawowe obowiązki w ciągu dnia. Zebranie nie może go zaskoczyć terminem, chyba, że zwoływane jest nadzwyczajnie.

W przypadku większych konferencji do programu powinnaś dołączyć plan dojazdu, najlepiej mapkę, gdzie będzie się ona odbywać oraz koniecznie podać kontakt telefoniczny i adres e-mailowy do siebie lub osoby cię zastępującej w razie potrzeby omówienia szczegółów lub jakichkolwiek wątpliwości. Goście powinni odczuwać w tobie wsparcie i mieć poczucie, że mogą zwrócić się do konkretnej osoby o ewentualną pomoc.

Następnym, również niezbędnym elementem skutecznego zarządzania spotkaniami o charakterze biznesowym jest przygotowanie sali, czyli miejsca gdzie ma się ono odbyć. Przede wszystkim skup się na tym, jak wyposażone jest dane pomieszczenie! Czy dysponuje odpowiednią ilością stołów i krzeseł, czy działa oświetlenie, ogrzewanie zimą, klimatyzacja latem i sprzęt. Jeżeli twoja firma nie dysponuje odpowiednią salą, musisz wcześniej zorientować się gdzie można odpowiednią wynająć. Szukając w Internecie lub odpowiadając na ogłoszenia w prasie, nawet jeżeli załączone są do nich zdjęcia, nie wierz wynajmującemu wyłącznie na słowo i temu co widzisz na fotografii. Sama musisz osobiście sprawdzić czy miejsce to spełnia określone standardy. Pomieszczenie przede wszystkim musi być czyste, posprzątane, posiadać wystarczającą liczbę gniazdek elektrycznych, do których będzie podłączony niezbędny sprzęt. Podczas zebrań i konferencji bardzo często korzysta się z takiego sprzętu jak laptop, rzutnik multimedialny, flipchart. Musisz sprawdzić, najlepiej kilka razy, a ostatni raz obowiązkowo dzień przed rozpoczęciem spotkania, czy wszystko działa bez zarzutu. Nic bardziej nie deprymuje prowadzącego jak nawalający sprzęt, brak arkuszy na tablicy czy wypisane flamastry.