Jak komunikować się z innymi?

Napisany przez: Katarzyna Kowalczuk

Praca w sekretariacie związana jest z ciągłym kontaktem z innymi ludźmi. W tym artykule autorka dokonuje podziału rozmówców na 4 typy i pokazuje sposoby komunikowania się z nimi.

	Otwarty, wrażliwy
Chwiejny	PRZYJACIEL	DORADCA	Jednoznaczny Zdecydowany Pewny siebie
	ANALITYK	WÓDZ
	Niewrażliwy

PRZYJACIELE I ANALITYCY są to osoby niepewne siebie, mają tendencję do niejednoznacznej komunikacji. Mówią w sposób cichy, poważny i przemyślany. Chętniej słuchają, niż mówią. Rzadko gestykulują i utrzymują kontakt wzrokowy. Często zaczynają zdanie od: „Może powinnyśmy”, „Moglibyśmy”.

DORADCY I WODZOWIE są to osoby pewne siebie i stanowcze, mają tendencje do szczerej i dobitnej komunikacji. Mówią głośno i wyraźnie, podkreślając tym samym, że to są ich własne opinie. Zdania zaczynają od: „ uważam, że…”, „nie zgadzam się”.

PRZYJACIEL I DORADCA komunikuje w sposób otwarty i wrażliwy. Jest towarzyski, rozmowny, nie ma problemu z wyrażaniem swoich uczuć. Podtrzymuje kontakt wzrokowy, gestykuluje, modeluje głos, zmienia tempo mówienia. Zdania zaczyna od: „ Boję się o….”, „Jest to dla mnie ważne”.

ANALITYK I WÓDZ komunikuje w sposób chłodny, oficjalny. Jest odbierany jako skryty i mało pobudliwy. Nie okazuje emocji w trakcie rozmowy. Niechętnie utrzymuje kontakt wzrokowy, mimikę i gestykulację utrzymuje do minimum. Typowe wypowiedzi to: „ moje doświadczenie wskazuje, że …”, Wiem, że głównym problemem jest…”

JAK SIĘ DOSTOSOWAĆ DO KAŻDEGO STYLU KOMUNIKOWANIA SIĘ

PRZYJACIEL

WSKAZANIA

-bądź szczery i swobodny

-okazuj ciepłe zainteresowanie

-wsłuchaj się w uczucia

-Wczuj się jego położenie

-bądź towarzyski i ujmujący w zachowaniu

PRZECIWSKAZANIA

-nie krytykuj go

-nie bądź wyniosły, arogancki

-nie lekceważ jego uczuć

TAKTOWNIE

-uświadom mu realia

UWAŻAJ

-jeśli zacznie się w sobie zamykać

DORADCA

WSKAZANIA

-bądź otwarty i przyjazny

-skup na nim uwagę

-wysłuchaj zapatrywań i opinii

-uczyń sytuację emocjonalną

-postaraj się nawiązać bliższy kontakt

-bądź entuzjastyczny i ustępliwy

PRZECIWSKAZANIA

-nie ograniczaj go w czasie

-nie zabieraj mu czasu zbyt długimi wypowiedziami

-nie lekceważ jego pomysłów

TAKTOWNIE

-naprowadzaj go na temat

UWAŻAJ

-jeśli zacznie reagować obronnie

ANLITYK

WSKAZANIA

-bądź skoncentrowany i konkretny

-skup się na faktach

-zwróć uwagę na istotne fragmenty wypowiedzi

-zasugeruj dokonanie uogólnień i wyciagnięcie wniosków

-bądź oficjalny i metodyczny

PRZECIWSKAZANIA

-nie bądź nie jasny

Nie podniecaj się

-nie przechodź zbyt szybko do wniosków

-nie lekceważ jego pytań

TAKTOWNIE

-zachęcaj do kontynuowania

UWAŻAJ

-gdy zacznie się powtarzać

WÓDZ

WSKAZANIA

-bądź zrozumiały i trzymaj się spraw istotnych

-skup na wynikach

-nasłuchuj rozstrzygnięć i decyzji

-prowadź rozmowę pod kątem jej efektywności

-zapytaj o czas, jakim dysponuje

-bądź przygotowany na wszelakie odpowiedzi i wyjaśnienia

PRZECIWSKAZANIA

-nie marnuj jego czasu

-nie trać rozmowy na „przelanie z próżnego w psute”

-nie powtarzaj się

-nie lekceważ jego rozwiązań problemu

TAKTOWNIE

-podsuń inne możliwości

UWAŻAJ

-gdy narzuca swoją wolę

TECHNIKI SKUTECZNEGO SŁUCHANIA I MÓWIENIA

Dostrojenie się. Polega na przekazaniu drugiej osobie sygnału, iż uważnie słuchasz. Dostrajamy mowę werbalną i niewerbalną do rozmówcy.
Aprobata. Polega na sygnalizowaniu mówiącemu, że aprobujemy to, co do nas powiedział i nasz tok myślenia pokrywa się z jego.
Echo. Polega na wiernym powtarzaniu tego, co powiedział nasz rozmówca. Jest to sygnał, który potwierdza, że słuchamy, ale dajemy szansę mówiącemu na to, aby skorygował treść swojej wypowiedzi.
Streszczenie i zagęszczanie. Polega na okresowym zestawianiu usłyszanych informacji. Jest to szczególnie użyteczne, gdy osoby wypowiadają się chaotycznie i zbyt emocjonalnie.
Redagowanie. Zamiast stosować echo, rozmówca może, co pewien czas wyrazić własnymi słowami to, co usłyszał.
Angażowanie. Polega na natychmiastowym zaangażowaniu siebie i i rozmówcy w natychmiastową debatę.
Kwestionowanie. Jest to celowe prowokowanie rozmówcy do postawienia go w defensywie i zmuszeniu do obrony swojego zdania.
Testowanie. Jest to zasugerowanie rozmówcy innej opinii, bądź rozwiązań, co zmusza do głębszych przemyśleń i analizy.
Ujawnianie emocji. Poinformowanie naszego rozmówcy, iż jego argumenty mają charakter bardziej emocjonalny, buduje nową płaszczyznę porozumienia i rozładowuje potencjalne konflikty.
Kontrpropozycja. Polega na przedstawieniu przeciwnej propozycji do sugerowanej przez rozmówcę.

Znając techniki aktywnego słuchania, możemy skutecznie oddziaływać sposobem słuchania na zachowania, a nawet poglądy naszych rozmówców. Jednocześnie wiemy, na co będą zwracać uwagę osoby o różnych stylach:

PRZYJACIEL będzie słuchać uważanie i będzie zwracać uwagę na treść emocjonalną. Aby uniknąć konfrontacji będzie stosować techniki dostrojenia, aprobaty i echa.

DORADCA będzie słuchać wybiórczo i oceniająco. Jego techniki to: dostrojenia, streszczenia, zagęszczania i kontrpropozycji.

ANALITYK będzie szukał faktów i konkretów, gubiąc z pola widzenia całość zagadnienia.

WÓDZ będzie polegać tylko na konkrecie, stosując techniki podsumowania, kwestionowania i kontrpropozycji.

Bibliografia: Obłój K. (2001). Mikroszkółka zarządzania. Warszawa: Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne.

Powiązane wiadomości:

« wróć

Jak komunikować się z innymi?

Szkolenia

Oferty pracy