Jak wybrać szkolenie dla sekretarki?

Napisany przez: Agnieszka Korach

Wbrew pozorom i stereotypom funkcjonującym jeszcze na temat pracy w sekretariacie wymaga ona ciągłego kształcenia i rozwijania różnego rodzaju umiejętności. Można je, ogólnie rzecz ujmując, podzielić na tzw.:

umiejętności „miękkie” (np. umiejętności komunikacji, porozumiewania się, asertywności, radzenia sobie w sytuacjach zmiany, konfliktu, stresu itp.);
umiejętności „twarde” (zarządzanie korespondencją, prowadzenie kalendarza, organizowanie spotkań, wyjazdów itp.)

Główne cele, dla których wybieramy udział w szkoleniu to:

ugruntowanie swojej dotychczasowej wiedzy i umiejętności;
nabycie nowej wiedzy, nowych umiejętności.

Podczas szkoleń otwartych poznajemy nowych ludzi, mamy okazję do wymiany doświadczeń i poznania innych sposobów rozwiązywania problemów. Często też szkolenie staje się oderwaniem od codziennej rutyny, nabyciem nowego spojrzenia na sprawy dot. naszej pracy, nawyki działania i myślenia. Szczególnie ważne jest to w pracy sekretarki, która narażona jest bardzo często na wypalenie zawodowe.

Na rynku szkoleń jest dużo firm, które proponują szkolenia dla sekretarek. Od kilku lat rynek szkoleń dla sekretarek się zmienia, chodź oczywiście daleko nam jeszcze to takiego wyboru i różnorodności ofert jaką mają chociażby sekretarki i asystentki w Wielkiej Brytanii.

W tym artykule opowiem Państwu o tym, na co powinna zwracać uwagę sekretarka, która widzi potrzebę odbycia szkolenia otwartego.

I ZASADA: Zastanów się jaki jest Twój cel?

Przed przystąpieniem do przeszukiwania ofert szkoleniowych należy się najpierw zastanowić:

jaki jest mój zakres obowiązków – określ główne obszary (np. rozmowy telefoniczne, prowadzenie kalendarza, prowadzenie korespondencji itp.);
z którymi z zadań mogę poradzić sobie lepiej jeżeli pójdę na szkolenie – porozmawiaj ze swoim szefem, być może będzie miał swoje sugestie na temat szkoleń dla Ciebie. Jeżeli w firmie, w której pracujesz jest ktoś odpowiedzialny za ścieżki karier pracowników (najczęściej dział personalny/HR/dział szkoleń) to skontaktuj się z tą osobą. Być może pomoże Ci w wyborze odpowiedniego cyklu szkoleń, może już są jakieś plany szkoleniowe dla sekretarek/asystentek w Twojej firmie, o których nie wiesz;
czy w najbliższym czasie pojawią się w mojej pracy nowe obowiązki, do których muszę się przygotować poprzez odpowiednie szkolenie?
Ile szkoleń i z jakich tematów mam odbyć, aby moja praca była efektywniejsza?
jaki mam budżet w tym roku na szkolenia?

II ZASADA: Wybierz konkretny temat szkolenia – najbardziej odpowiadający Twoim oczekiwaniom

Przeglądając oferty szkoleniowe można dojść do wniosku, że trudnej i wymagającej specyficznych umiejętności pracy sekretarki/asystentki można się nauczyć w ciągu 1 lub 2 dni. Np. niektóre szkolenia dwudniowe, oferowane przez firmy szkoleniowe, zawierają w swoim programie tematy począwszy od wizerunku, poprzez komunikację, zarządzanie czasem, radzenie sobie ze stresem, obsługę klienta, zarządzanie korespondencją, a skończywszy na prawie pracy. Nic bardziej mylnego.

Najbardziej skuteczne są szkolenia, które skupiają się na gruntownym studiowaniu/ćwiczeniu kilku umiejętności, a nie „dotykają” wszystkiego po trochu w ciągu np. 1 dnia szkoleniowego. Iluzją jest założenie, że wszystkich zagadnień związanych z pracą w sekretariacie można nauczyć w ciągu jednego czy dwóch dni. Im więcej tematów podczas szkolenia będzie poruszanych tylko na poziomie ogólnym, tym trudniej będzie je przyswoić na poziomie umiejętności.

Każda nauka jest procesem ciągłym i długotrwałym, dlatego aby szkolenie odniosło oczekiwany skutek nie wystarczy, że ktoś nam wytłumaczy co należy robić, musi nam także pokazać jak to zrobić, a my pod okiem trenera powinniśmy to przećwiczyć. A na to potrzeba sporo czasu podczas szkolenia. Szkolenie dla sekretarek powinno więc być praktyczne, prowadzone w formie warsztatu zawierającego ćwiczenia, symulacje i zadania ściśle związane z realnymi sytuacjami w pracy sekretarki czy asystentki. Dla przykładu: na jednym ze szkoleń, które prowadziłam uczestnicy opowiadali mi o szkoleniu z zakresu obsługi klientów w sekretariacie (w którym brali udział) podczas którego ćwiczone były sytuacje dot. obsługi klientów w jednej z restauracji barów fast-food. Pozostawię to bez komentarza.

Dlatego też zanim wybierzemy szkolenie należy dokładnie przyjrzeć się programowi szkolenia, skontaktować się z firmą szkoleniową, zadać kilka pytań dot. programu, formy jego realizacji, stopnia zgłębiania poszczególnych modułów tematycznych. Z pewnością podczas takiej rozmowy zorientujecie się, czy to szkolenie to jest to.

Jeżeli jesteś osobą zaczynającą dopiero pracę lub masz krótki staż w pracy w sekretariacie wybieraj szkolenia podstawowe, które poruszają kilka tematów na poziomie ogólnym. Osobom z dłuższym stażem ( które już odbyły szkolenia ogólne) polecam szkolenia skoncentrowane na zaawansowanym ćwiczeniu konkretnych umiejętności.

Strona: 1 [2]

Powiązane wiadomości:

Dlaczego warto szkolić sekretarki w administracji publicznej?

« wróć

Jak wybrać szkolenie dla sekretarki?

Szkolenia

Oferty pracy