Zgodnie z definicją kodeksową pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, co dla większości z pracowników oznacza normę czasu pracy 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Praca w godzinach nadliczbowych jest odstępstwem od normy i kodeks zezwala na nią w dwóch przypadkach, a mianowicie przy konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz szczególnych potrzeb pracodawcy, jednakże w tym ostatnim przypadku ilość nadgodzin w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 150, chyba, że odmienna regulacja zostanie wprowadzona w układzie zbiorowym pracy. W każdym jednak przypadku istnieje ograniczenie, że czas pracy wraz z nadgodzinami w okresie rozliczeniowym nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin na tydzień. Dlatego też maksymalny limit nadgodzin wprowadzony układem zbiorowym pracy wynosi 416 godzin rocznie.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż przepisy odróżniają nadgodziny wynikające z przekroczenia normy dobowej oraz nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej.

Nadgodziny dobowe. Praca wykonywana ponad dobową normę czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, stanowi pracę w dobowych godzinach nadliczbowych. Przez dobę rozumie się 24 godziny, począwszy od godziny rozpoczęcia pracy przez pracownika, zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Nie oznacza to, iż dobowa norma to zawsze osiem godzin, choćby z uwagi na regulację dotyczącą równoważnego systemu czasu pracy, gdzie jednego dnia pracownik może np. pracować 12 godzin, a następnego tylko 4 godziny, by to zrównoważyć. Choć nie ma ustawowego limitu godzin nadliczbowych na dobę, to należy mieć na uwadze, iż pracownikowi przysługuje 11-godzinny dobowy odpoczynek, którego praca w nadgodzinach naruszać nie może.
 

Nadgodziny średnio tygodniowe. Pracą w godzinach nadliczbowych jest również praca wynikająca z przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy, co najczęściej będzie miało miejsce np. w równoważnym systemie czasu pracy. W innych systemach pracy przekroczenie może mieć np. miejsce w przypadku nie udzielenia pracownikowi dnia wolnego za pracę w dzień ustawowo wolny od pracy, czy w przypadku świadczenia pracy również w soboty, ponad przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy.
 

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Przewiduje je art. 151¹ § 1 kodeksu pracy, który stanowi, iż za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta nie będące dla pracownika dniami wolnymi od pracy, w dniu wolnym udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto. Natomiast dodatek w wysokości 50 % wynagrodzenia przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych w pozostałe dni. Regulacja ta dotyczy dobowych nadgodzin.
W przypadku zaś przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy (średnio 40 godzin w tygodniu) należy się dodatek w wysokości 100%, oprócz wynagrodzenia, o ile przekroczenie nie było spowodowane przekroczeniem normy dobowej. Ta regulacja ma zastosowanie najczęściej w przypadku pracy w tzw. równoważnych systemach pracy czasu pracy czy też innych systemach z powodu przekroczenia średnio pięciodniowego tygodnia pracy czy nie udzielenia pracownikowi dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto, które są dla niego dniami wolnymi. Najłatwiej będzie to zobrazować na następującym przykładzie.

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy pracownicy pracujący średnio 8 godzin dziennie przez pięć dni w tygodniu (np. pracownicy biurowi), z tego czy innego względu, muszą pracować w weekend przez łącznie 12 godzin. Dla takich pracowników korzystniej finansowo będzie pracować przez 8 lub mniej godzin w sobotę i do 8 godzin w niedzielę, niż ponad 8 godzin (np. przez 12 godzin) w sobotę. Wynika to z tego, iż gdyby pracowali przez 12 godzin w sobotę, za pracę przez 8 godzin otrzymają oni dodatek w wysokości 100 %, zaś za 4 pozostałe godziny dodatek w wysokości tylko 50%. Gdy zaś nie przekroczą 8 godzin na dobę, otrzymają dodatki w wysokości 100% za każdą godzinę nadliczbową. W tym przypadku praca w sobotę będzie przekroczeniem normy średniotygodniowej (stąd dodatek 100%, a nie 50%), ale tylko do 8 godzin (norma dobowa).

Możliwe jest również przyznanie pracownikowi dnia wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych (na jego pisemny wniosek albo bez takiego wniosku), co wyłącza możliwość otrzymania dodatku. Decyzja czy udzielić dnia wolnego pozostawiona jest uznaniu pracodawcy.

Natomiast pewną elastycznością cechuje się czas pracy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, a więc np. członków zarządu, czy głównych księgowych. Pracownicy tacy za pracę ponad normalny wymiar czasu pracy nie otrzymują wynagrodzenia, ani dodatków, chyba, że praca w godzinach nadliczbowych przypada w niedzielę lub święto, wtedy przysługuje im wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia, jeśli w zamian nie otrzymali dnia wolnego.

           

Również do pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy nie mają, co do zasady, zastosowania przepisy o wynagradzaniu za pracę w godzinach nadliczbowych, a to z uwagi na fakt, iż brak możliwości ustalenia rzeczywistego czasu ich pracy oraz pozostawienia tym pracownikom swobody organizowania czasu w celu wykonania powierzonej im pracy. Nie oznacza to jednak, w sytuacji gdy pracodawca będzie ten rodzaj pracy wykorzystywał do obejścia przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych, że w konkretnych okolicznościach sprawy nie zaistnieje podstawa do zasądzenia takiego wynagrodzenia. Powierzone zadania winny być obiektywnie możliwe do wykonania w pewnym określonym czasie.