Ze względu na przeznaczenie zwolnienia okolicznościowe, zwane urlopem okolicznościowym występują jako urlopy szkoleniowe, zwolnienia udzielone w celu załatwienia rodzinnych i osobistych spraw, zwolnienia do wykonania obowiązków obywatelskich lub społecznych oraz obowiązków związanych z wykonywanym zawodem. Mimo potocznej nazwy, urlopy okolicznościowe nie są zgodnie z prawem urlopem a jedynie usprawiedliwieniem nieobecności w pracy. 

Ilość dni urlopu okolicznościowego zależy od ważności zdarzenia i pokrewieństwa z pracownikiem. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281) wymienia okoliczności, kiedy pracodawca musi udzielić pracownikowi przerwy w pracy:

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia zwolnienia od pracy z uwagi na szczególne okoliczności wymienione w przepisach prawa. Pracownik musi jednak zgłosić pracodawcy fakt swojej nieobecności w pracy i podać termin w jakim będzie z tego zwolnienia korzystał (usprawiedliwiona nieobecność). Co do zasady, zwolnienie z pracy nie musi nastąpić w terminie zdarzenia, jednakże pracownik powinien udokumentować zależność pomiędzy zdarzeniem a terminem zwolnienia. Chcąc skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik zobowiązany jest przedstawić pracodawcy dokumenty potwierdzające zaistnienie okoliczności uprawniającej do skorzystania  z urlopu okolicznościowego (np. akt zgonu, świadectwo urodzenia dziecka). Urlop okolicznościowy jest udzielany za wynagrodzeniem przez pracodawcę, które oblicza się na zasadach takich jak przy urlopie wypoczynkowym. 

W sytuacji, kiedy pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym a termin zdarzenia, które usprawiedliwiałoby nieobecność pracownika pokrywa się z urlopem - pracownikowi dni wolne nie należą się.

Źródło: http://www.serwisprawa.pl/artykuly,41,582,urlop_okolicznosciowy

• Teczki personalne pracowników