Kartoteka adresów

Kolejna część to Kontakty, czyli kartoteka adresów, telefonów, którą Outlook pozwala nam prowadzić. Według mnie nie jest to najważniejsza część programu, bo z powodzeniem można sobie radzić używając innych narzędzi, nawet tych, które pojawiły się na naszym komputerze wraz z innymi programami. Skoro jednak jest – można tę bazę uaktualniać, dołączając do niej każdego z korespondentów, wówczas baza adresów urośnie właściwie sama, po jakimś czasie budząc zdumienie, jak wiele rekordów liczy. A kiedy pojawi się konieczność rozesłania wiadomości do wielu adresatów, być może w kilku wariantach dla różnych grup osób – wtedy przyda się bardzo możliwość tworzenia za pomocą Outlooka list dystrybucyjnych. Istotny w tym przypadku jest fakt, że lista zawiera jedynie skróty, odniesienia do faktycznych wpisów książki adresowej, możliwe jest zatem utworzenie wielu różnych list, a każdy kontakt może należeć do wielu z nich – nie ma to wpływu na ich „posegregowanie” w bazie.

Zarządzanie projektami

Zadania – duży moduł, który w najnowszych wersjach Outlooka stał się pokaźną aplikacją służącą do zarządzania projektami. Wzorem dla niego prawdopodobnie był inny program tego samego producenta – MS Project. Funkcje tego stricte menedżerskiego programu są dostępne dla wszystkich, których firma zaopatrzyła w pakiet Office. Z powodu swego skomplikowania moduł ten najbardziej przyda się przy planowaniu, a następnie realizowaniu dużych przedsięwzięć. Pozwala on na skrupulatne rozliczanie czasu, zużytych środków, przydzielanie części zadań poszczególnym osobom – sama ilość dostępnych w nim opcji skłania więc do użycia go w przypadku długich i skomplikowanych zadań. Tak samo jak w innych sekcjach możliwe jest przesyłanie zadań lub ich części do osób z listy kontaktów, zestawianie spotkań i rozmieszczanie ich w kalendarzu – słowem pracując nad lub nadzorując projekt za pomocą „zadań” Outlooka, korzystamy w pełni z jego zintegrowanych możliwości.

Elektroniczne „fiszki”

Ostatni spośród dużych modułów Outlooka to skrajne przeciwieństwo powyżej opisanego. Notatki – to sympatyczna aplikacja pozwalająca tworzyć elektroniczne żółte „fiszki”, a następnie rozmieszczać je na ekranie. Bardzo praktyczne, szczególnie w przypadku często występujących dziś w biurach dużych monitorów. Wiele lat temu spotkałem podobny program innej firmy, kiedy znalazłem więc tę funkcję w Outlooku pomyślałem, że spodobała się też komuś z zespołu projektantów Microsoftu. Aby mogła ona pobić znane od lat żółte karteczki, brakuje jej (przynajmniej w wersji z Office 2003) możliwości przytwierdzenia wirtualnej karteczki tak, aby żaden program jej nie mógł zasłonić, ewentualnie ustawić stopień jej przeźroczystości.

Czynności konserwacyjne

Do niemal wszystkich funkcji spośród powyżej opisanych należy dodać ważną uwagę, o której wspomniałem na początku. Nasz program, jak każdy używany do pracy, umożliwia przechowywanie części naszych danych (zarówno maili, jak i książek adresowych, terminarza, zadań) na firmowym serwerze. Tak zwana replika, czyli kopia przechowywana z dala od nas, umożliwia pracę niektórych usług bezpośrednio na serwerze (przykład – gdy w serwerowej kopii skrzynki odbiorczej pojawi się mail, specjalnie ustawiony „agent” wyśle automatyczną odpowiedź do nadawcy), pozwala też zajrzeć do skrzynki czy terminarza z innego komputera mającego dostęp do sieci.

Z kolei druga kopia danych – na dysku lokalnym komputera – umożliwia swobodne czytanie, przeglądanie, segregowanie wiadomości, nawet w podróży, bez aktywnego połączenia z serwerem. Po podłączeniu się do sieci Outlook synchronizuje obie bazy, wprowadzając do tej drugiej kopii nasze najświeższe poprawki. Wielkość obu replik – lokalnej i serwerowej – wynika z przyjętych w firmie założeń, czasem jednak możliwe jest ich negocjowanie. Należy wówczas wraz z osobą obytą w technicznych zagadnieniach aplikacji ustalić właściwe proporcje. Duża kopia pozostawiona na serwerze daje bezpieczeństwo informacji w razie utraty, zniszczenia czy awarii komputera użytkownika, pozwala na pracę z programem z wielu stacji roboczych, ale minusem tego jest spowolniona synchronizacja, zmuszanie komputera do ciągłego porównywania zawartości ogromnych plików. Przeszukiwanie dużych archiwów lepiej też działa na dyskach lokalnych.

Niezbędne czynności konserwacyjne programu Outlook – przydzielanie plików dla baz programu, ich archiwizowanie, kompaktowanie, czyli usuwanie niepotrzebnego wolnego miejsca najlepiej jest zlecić osobie dobrze znającej program. A jeśli zamierzamy to robić sami, to koniecznie po gruntownym przeszkoleniu przez taką osobę, aby mieć pełną świadomość działań w programie.

Polecenia niezbędne we właściwym utrzymaniu plików danych są moim zdaniem dziwnie rozstrzelone pomiędzy różne menu programu, a ich pochopne używanie może bardzo łatwo pozbawić nas masy zgromadzonych w nim informacji. Być może to celowe działanie producenta? Konfiguracja bardzo przyjaznych dla użytkownika programów to jeden z ostatnich obszarów zarezerwowanych dla „IT­-stuff-only”.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl; portaldlasekretarek.pl

Źródło: "Sekretariat" 05/2010

Strona: [1] 2

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net