W jakim miejscu koncentruje się najwięcej wątków działania firmy czy instytucji? Gdzie mieści się sztab, dyspozytornia, centrala? Wyobraźnia podsuwa obrazy pomieszczeń, zapracowanych osób, podczas gdy w dzisiejszym biznesie można tak nazwać po prostu biurko, komputer i uruchomiony na nim program. Jaki?

MS Outlook! Uruchamiany jako pierwszy, wyłączany jako ostatni, czasem nawet pracujący razem z komputerem „na okrągło”. Od wielu lat dołączany do pakietu Office, różnie przez lata oceniany przez użytkowników, z czasem jednak udało mu się zająć pozycję „dyrektora ds. komunikacji” w niemal każdym biurowym komputerze. Złożyło się na to kilka powodów: konsekwentne umieszczanie kolejnych wersji programu w pakiecie MS Office (porównywałem kiedyś ten zestaw programów do pociągu napędzanego przez lokomotywę-Excela), rezygnacja z rozwijania Outlook Express, skromniejszego i darmowego programu, któremu nie udało się sprostać ambitnym założeniom programistów (przy okazji powodując zamieszanie w nazewnictwie) oraz chyba najważniejsze – udoskonalanie programu pod kątem współpracy z pozostałymi składnikami Office. Jakiś czas temu, gdy zobaczyłem nową wówczas wersję 2003 (po kilku latach nieużywania Outlooka) – zrobiła na mnie wrażenie jego niezła ergonomia. I to pomimo panującego w branży komputerowej niedobrego nastawienia do programów Microsoftu, na które też jestem podatny.

Zanim spróbuję opisać część z wielu użytecznych funkcji Outlooka – jedno zastrzeżenie. Podobnie jak w przypadku telefonów komórkowych, trzeba pamiętać, że na pełną funkcjonalność składają się zarówno cechy produktu, jak i usług mu towarzyszących. Nie każda opcja programu będzie aktywna w każdym środowisku – na jej działanie, lepszą lub gorszą jakość będzie mieć wpływ istnienie i konfiguracja firmowych serwerów pocztowych, serwerów i oprogramowania zajmującego się utrzymywaniem baz z książkami adresowymi czy umożliwiającego na przykład komunikację instant messaging.

Siła Outlooka wynika z połączenia funkcji dawniej występujących w kilku programach. W największym skrócie jest to klient poczty wzbogacony o typowe opcje PIM (Personal Information Manager). Podstawowe sekcje aplikacji to poczta, kalendarz, kontakty, zadania, notatki.

Opcje pocztowe

Opcje „pocztowe” programu trudno uznać za nowatorskie i odkrywcze, ale w korporacyjnych środowiskach takie cechy nie są najważniejsze. Możliwość wysyłania, przeglądania, segregowania maili według wielu kryteriów, odbieranie całych wiadomości lub (w przypadku słabego połączenia sieciowego) tylko nagłówków to standard dla tego rodzaju aplikacji. Z ciekawych rozwiązań, moim zdaniem należy wyróżnić możliwość tworzenia folderów wyszukiwania w okienku folderów, czyli filtrów pokazujących tylko wiadomości spełniające zadane kryteria, oraz tzw. flagowanie wiadomości – obie te opcje pomagają zorientować się w ogromnych czasem ilościach wiadomości przechowywanych w komputerze. Kolorowe flagi można też ustawiać dla wiadomości od różnych nadawców, używając menu „organizuj”. Odtąd już jeden rzut oka na skrzynkę odbiorczą pozwoli na szybką ocenę, ile ważnych maili czeka na przeczytanie, a ile z nich to tylko kopie do wiadomości. Dla tych najbardziej oczekiwanych program przewiduje alarm w postaci automatycznej flagi, okienka wyskakującego, komunikatu dźwiękowego lub informacji przesłanej na urządzenie przenośne – tuż po pojawieniu się wiadomości w skrzynce odbiorczej. Oczywiście, tak jak w całym Outlooku możliwe jest bezpośrednie przechodzenie do innych funkcji programu – poprzez kliknięcie prawym klawiszem. Wyszukiwanie osób, sprawdzanie ich dostępności on-line, wysyłanie zaproszeń na spotkanie, sprawdzanie czy planowane spotkanie nie koliduje z czyimś terminem, dopisywanie nowych osób do listy kontaktów – to wszystko można zrobić poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nazwisku w mailu, który do nas przysłano.

Podobnie przydatne funkcje występują w innych „rejonach” programu, warto więc zawsze sprawdzić co dla danego elementu kryje się pod prawym klawiszem, oszczędzi to czas.

Rola firmowego kalendarza

Drugą, bardzo ważną sekcją programu jest kalendarz. Skrupulatnie prowadzony, razem z powyżej opisanymi funkcjami programu pocztowego – porządkuje mnóstwo codziennych spraw. Ciekawą opcją tego firmowego kalendarza jest... pokazywanie kiedy nie trzeba przychodzić do pracy. No, może nie dosłownie, ale bardzo łatwo można w kalendarzu ustawić wyświetlanie państwowych świąt dla wskazanego regionu świata. Dzięki temu wygodniej zaplanować ewentualne wyjazdy czy spotkania ze współpracownikami z innych krajów, tak aby proponowany termin nie kolidował z ich dniem wolnym od pracy. Idąc dalej, swoje zaplanowane poza biurem dni można wpisać do kalendarzy współpracowników, a także śledzić ich wolne i zaplanowane terminy. Wystarczy dodać informacje do kalendarza, wybrać odbiorców i gotowe. Podobnie jak w przypadku święta państwowego, informacja ta pokaże się jako nagłówek dnia w kalendarzu, nie zabierając miejsca na inne wpisy. W firmowym środowisku, gdzie pracownicy mają swoje konta na specjalnym serwerze, kalendarz bardzo wygodnie pokazuje kto kiedy ma wolne okno, w które można wcisnąć termin spotkania. Jeszcze zanim wyślemy każdemu uczestnikowi zaproszenie – wstępnie można ocenić, czy termin ten jest realny. Redukuje to ilość przesyłanych zapytań i potwierdzeń co do umawianych spotkań. Wspominane tu wielokrotnie zintegrowanie poczty i programów do komunikacji w firmie pomaga nie tylko w spotkaniach twarzą w twarz. Jednym kliknięciem (jeżeli funkcjonują niezbędne składniki, jak Communications Server czy LiveMeeting) można uruchomić czat z wybraną osobą czy zestawić zdalną prezentację dla współpracowników rozsianych po biurach w różnych stronach świata. Oczywistą zaletą tego jest eliminacja podróży (nie każdy projekt i dyskusja nad nim wymaga osobistych spotkań), ale także szybki i dyskretny sposób przekazania czasem ważnej wiadomości wprost na ekran współpracownika i możliwość udzielenia odpowiedzi, gdy tylko będzie miał wolną chwilę.

Funkcje kalendarza w programie Outlook można długo opisywać, moim zdaniem odpowiednio połączone z innymi opcjami czy programami są największym atutem aplikacji.

Strona: 1 [2]

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net