Dopisać brakujące funkcje

Przełomem w historii Excela było dołączenie do niego Visual Basica. Specjalnego środowiska, w którym możemy pisać nowe, brakujące funkcje. Dzięki temu możliwości programu trudno uznać za skończone, bowiem zapotrzebowanie i rynek powodują, że pojawiają się kolejne udogodnienia i za pomocą Excela można wykonywać to, co dotąd zarezerwowane było dla wyspecjalizowanych programów. Jeśli wynikowy plik zadowalał nas (lub szefa) ale kosztował ogrom mrówczej pracy, a istnieje obawa, że trzeba to będzie wykonywać systematycznie – wbudowany Visual Basic for Applications umożliwi zautomatyzowanie wielu powtarzających się czynności poprzez zapisanie ich w postaci tzw. makra. Oprócz zarejestrowania ciągu poleceń można także te dołożone przez nas funkcje poprawiać i optymalizować, ponieważ VBA pozwala na edycję kodu.... Zaczyna to brzmieć jak programowanie? Tak, ale nie trzeba jednak się zrażać. Nie znaczy to, że wchodzimy na teren zarezerwowany wyłącznie dla programistów.

Rozszerzenia do Excela można napisać, kupić całe pakiety lub wyszukać i ściągnąć z internetu. Osobiście zdarza mi się śledzić nowe funkcje pisane i publikowane przez excelomaniaków i muszę przyznać, że wiele z nich wzbudza szczery podziw i zastanowienie „dlaczego tego nie ma we właściwym Excelu?”. Szczególnie do prac w ogólnie rozumianym zakresie księgowości, rachunkowości, czyli bardzo istotnym dla wielu biur, można znaleźć wiele przydatnych rozszerzeń. Dodatkowe funkcje „tłumaczące” daty czy kwoty na zapis słowny, obliczające ilość godzin, dni roboczych czy wolnych, wykonujące wyszukiwanie spośród danych tekstowych czy inne warunkowe – wiele takich „wtyczek” już istnieje, ale wielu jeszcze możemy się spodziewać.

Dopisywanie kolejnych makr czy formuł, czyli praca z VBA powoduje, że wchodzimy na teren, do którego dostępu Excel nieco „broni” poprzez ustawienie bezpieczeństwa w menu narzędzi. Aby nie toczyć walki z mechanizmami mającymi chronić aplikacje przed potencjalnym zagrożeniem ze strony złośliwych makr, można je ominąć na trzy sposoby:

● ustawiając niższy poziom zabezpieczeń (niepolecane przez Microsoft),

● przypisać certyfikat bezpieczeństwa do swojego makra (uważana za zbyt skomplikowaną czynność przez wielu użytkowników),

● tworząc nowe makro za każdym razem „od nowa”, czyli wklejając jego tekst z pliku txt (pomysł może prymitywny, ale skuteczny, jeśli tylko nie ma konieczności zbyt częstego uruchamiania tej funkcji).

Zbiór starannie opisanych makr, gotowych szablonów w postaci plików xlt oraz notatek w jaki sposób ich używać (niektóre z nich uruchamia się przecież niezbyt często) to „kapitał” nie mniej ważny niż sam program zainstalowany na komputerze.

Z siłą dodatkowych makropoleceń, potrafiących wykonać to, czego nie przewidzieli nawet twórcy programu, kojarzy mi się wprowadzona kilka wersji temu innowacja – wiele arkuszy w jednym pliku/zeszycie. Skąd takie skojarzenie? Pracując nad plikiem dotyczącym konkretnej sprawy, na kolejnych jego „zakładkach” można prowadzić swojego rodzaju brudnopis, testować działanie nowego makra, wpisywać pomocnicze dane dla tych formuł lub tworzyć alternatywne wersje tych samych obliczeń. To bardzo porządkuje pracę; na pierwszej zakładce (którą się zwykle drukuje) widnieje finalna, wygładzona wersja, natomiast cały pomocniczy „warsztat” możemy schować, a w razie potrzeby, np. przed wysłaniem pliku, nawet skasować. Mówiąc o wersji finalnej pliku wspomnę też o kwestii jego „skomplikowania”. Mimo że w Excelu można tworzyć bardzo duże i zawierające zaawansowane formuły arkusze – do prezentacji wyników czy przekazania danych na zewnątrz, lepiej wykorzystać okrojoną i uproszczoną wersję pliku. Automatycznie pobierające dane komórki, dodatkowe makra w pliku, po uruchomieniu ich na inaczej skonfigurowanym komputerze czy nieco innej wersji Excela mogą zachować się w nieprzewidziany sposób. W środowisku identycznych firmowych komputerów wspólna praca nad rozbudowanym arkuszem – jak najbardziej, wtedy gdy chcemy dane tylko pokazać (pomijam tu możliwości programów do prezentacji) – najlepiej arkusz uprościć.

Najlepszy jest wykres

Najlepsze obliczenia nie przydadzą się, gdy ich wynikiem będą tylko długie i smutne kolumny liczb. Aby pokazać tendencję wzrostową lub porównać kluczowe liczby, najlepszy będzie wykres. Ilość dostępnych w Excelu wzorów wykresów można dobrze wykorzystać z wielozakładkową strukturą arkusza. Dla tych samych danych można stworzyć kilka wykresów różnego rodzaju, aby ewentualnie przegłosować, która wersja będzie tą najlepszą do finalnego raportu. Każdy z nich może być osadzony jako obiekt graficzny wyświetlany na komórkach z obliczeniami (przydatne, gdy chcemy pokazać jednocześnie kilka), lub też być oddzielnym arkuszem w skoroszycie. Zmiany danych w tabelach będą uwzględniane na wykresach, podobnie też ze zmianą właściwości graficznych samego wykresu – po jego stworzeniu, można przerabiać w poszukiwaniu tej najlepszej formy, najlepiej ukazującej zależności pomiędzy prezentowanymi liczbami. Tak jak w przypadku funkcji – gdy nie „pasuje” nam żaden z wbudowanych wzorów wykresu, możemy skorzystać z gotowych wzorów stworzonych przez kogoś innego. Wśród wielu dodatków wyróżnię szablony dostępne na stronie www.chartchooser.com – są chyba bardziej ascetyczne i pozbawione dodatków niż oryginalne propozycje Excela, moim zdaniem powoduje to lepsze przekazanie istoty informacji.

Przyszłość aplikacji

MS Excel – najważniejszy program każdej konfiguracji pakietu biurowego Office – jest obecnie produktem dojrzałym, o uznanej renomie. Ilość dostępnych w nim poleceń, wzbogacona możliwościami rozbudowy o dodatkowe moduły, zastanawia czasem, jaka może być przyszłość tej aplikacji? Myślę, że niektóre tendencje są widoczne w najnowszych wersjach – 2007 i pojawiającej się już testowej 2010. Excel coraz bardziej wkracza na teren zarezerwowany dotąd dla programów do obsługi baz danych. Możliwość jednoczesnej pracy kilku osób na jednym pliku, określanie praw dostępu użytkowników do różnych obszarów danych w arkuszu to tylko niektóre z nowszych funkcji programu. Nawet jeśli ich działanie nie jest jeszcze doskonałe, konkurencja będzie miała niezwykle trudne zadanie, aby podważyć pozycję Excela. To nieczęsty przykład w historii ludzkich wynalazków, gdy najpopularniejszy produkt na rynku jest tak wysokiej jakości.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl

Źródło: "Sekretariat" 04/2010

 

Strona: [1] 2

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net