Formularze – projekt „okienka” do wpisywania danych

Wspominałem kilkakrotnie o tym, że MS Access to program umożliwiający zarządzanie dużą ilością informacji. Projektując bazę, wpisując czy importując do niej dane można zwykle zaobserwować, jak wiele. Nie każdy jednak jest, czy nawet powinien, być „masterem” tej aplikacji, czasem również sam autor bazy po jakimś czasie nie pamięta dokładnie jej struktury i szczegółów. Przy uzupełnianiu, dopisywaniu czy nawet przeglądaniu kolejnych rekordów pojawia się niepokój, że pracując na ogromnej tabeli łatwo niechcący coś w niej niewłaściwie pozmieniać, pomylić wiersze i kolumny, coś skasować. Jak aplikacja pomaga w tej dziedzinie? Tu na pomoc przychodzą formularze. Ten moduł aplikacji pozwala zaprojektować „okienko”, w które będziemy wpisywać bądź przeglądać dane. Jakie są jego plusy? Otóż osoba wprowadzająca dane (może to być ktoś przyjmujący zgłoszenia czy zatrudniony jedynie w celu aktualizowania lub sprawdzania wpisów) będzie wówczas na ekranie mieć proste okno zawierające jedynie te pola, które należy uzupełnić. Dobry formularz nie pozwoli wpisać danych w innym formacie niż wymagany, pozostawić pustych miejsc, zadba również o to, aby wypełnione przez nas pola znalazły się we właściwych miejscach (czasem ogromnej) bazy. Te cechy oraz właściwość plików baz danych (osoba, która ma otwarty plik do edycji, nie blokuje całego pliku, a jedynie rekord, który w danej chwili wpisuje) stały się podstawą do tworzenia zintegrowanych sieciowych systemów obsługi firmy. Mówiąc obrazowo i w wielkim skrócie – w tej samej niemal chwili, gdy w magazynie każdy przyjmowany towar jest dopisywany do bazy, druga i kolejne osoby mogą ją przeglądać, orientować się w aktualnych stanach magazynowych czy nawet prowadzić sprzedaż, czyli de facto „odejmować” ilość towarów. Nie muszą oni wszyscy co jakiś czas aktualizować pliku, informować się nawzajem ile pozycji przybyło czy ubyło – wszyscy bowiem pracują na tych samych danych, widząc aktualny stan. W przypadku tworzenia formularzy (przynajmniej w początkowej fazie) chyba najbardziej pomocny będzie kreator, ponieważ z założenia w formularzu ważny jest jego wygląd. Czytelne rozmieszczenie pól ma kapitalne znaczenie dla łatwości obsługi przez osobę, która nie ma czasu czy potrzeby wnikać w szczegóły rekordów całej bazy.

Raporty – prezentacja danych

Skupiłem się głównie na aspektach gromadzenia i przetwarzania danych, pokazując surową skrupulatność tej aplikacji, nie wspominając niemal słowem o prezentacji. Na koniec opiszę więc grupę obiektów, które w bezpośredni sposób umożliwiają zobaczenie korzyści z użytkowania Accessa. Są to raporty. Pozwalają one przedstawić interesujący zakres, wycinek danych, zestawienie na podstawie zadanych parametrów. Szybko i elegancko. Idealnie sprawdzają się w sytuacji, gdy w krótkim czasie należy pokazać dokument mający kogoś przekonać do swojej racji – czytelnie podane informacje na konkretny temat są zawsze przekonujące.

Tu również najbardziej przydatne będą automaty podpowiadające jak skonstruować raport. W przypadku, gdy nagle potrzebne jest przejrzyste zestawienie danych, najlepiej sprawdzi się autoraport. Pozwala szybko zbudować raport, nie daje jednak zbyt dużej kontroli nad jego wyglądem. Jeśli tworzymy go cyklicznie i jest więcej czasu na zaprojektowanie, za pomocą funkcji kreatora oraz widoku projektu możemy dopracować dokładnie wygląd. Aby wyniki były nie tylko przejrzyste graficznie, ale także zawsze aktualne (po każdym uruchomieniu) oraz zawierały najpotrzebniejsze dane należy skorzystać z uprzednio zbudowanych kwerend. Szybkie stworzenie raportu jest więc swoistą nagrodą za czasem mozolne budowanie tabel, formularzy i kwerend.

Wśród programów Microsoftu, zaliczanych do szeroko pojętego Office-a, Access wydaje się być najbardziej skomplikowanym, ale również najwszechstronniejszym programem. Z odrobiną wiedzy i poświęconego mu czasu umożliwi zbudowanie systemu, który odciąży ludzi od mrówczej pracy przy gromadzeniu i przetwarzaniu informacji i pozwoli skoncentrować się na twórczym ich wykorzystaniu. Być może warto więc zainteresować się programem z „kluczykiem”, drzemiącym gdzieś na dysku firmowego komputera.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT, ARK Consulting, portaldlasekretarek.pl


 

Strona: [1] 2

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net