Wiele osób do lepszego planowania spraw postanawia używać komputerów, telefonów, palmtopów i innych elektronicznych urządzeń. Programy mające nam pomóc w gospodarowaniu czasem przeszły zmiany w swojej historii. Od początkowego naśladownictwa widoku papierowych kalendarzy (jak słynny Lotus Organizer), poprzez oprogramowanie przesyłające za pomocą błysków ekranu monitora dane do zegarka Timex Datalink (nowatorskie jak na połowę lat 90. rozwiązanie), aż do obecnej integracji z programami pocztowymi czy całymi pakietami biurowymi.

Obecnie niemal każdy z liczących się na rynku programów do planowania czasu jest częścią uniwersalnego „kombajnu” biurowego. Z tego powodu wybór elektronicznego organizera jest już często dokonany: przez pracodawcę, standard panujący w firmie czy licencję zakupioną przez poprzedniego szefa. Nie należy tej sytuacji traktować jako wady – po dokładnym poznaniu funkcji i przyzwyczajeniu się jest szansa na zaprzyjaźnienie z komputerowym plannerem.

Program pocztowy

Wśród programów zainstalowanych i współpracujących ze sobą w każdym komputerze biurowym szczególne miejsce zajmuje program pocztowy. Właśnie on stał się w epoce internetu swego rodzaju „centrum dowodzenia”, czasem nawet dla całej firmy. Maile, zaproszenia na spotkania, potwierdzenia obecności, informacje rozsyłane dla grup współpracowników według określonego klucza i w nieprzekraczalnym terminie – wszystko to spowodowało, że klient poczty elektronicznej, jak popularny w firmach Microsoft Outlook, jest obecnie silnie powiązany z książką adresową, listą zadań do wykonania, kalendarzem, programem do robienia notatek. Zalety tej integracji są bezsporne: w odpowiedzi na wiadomość elektroniczną można natychmiast zaplanować spotkanie, dołączyć inne niezbędne do dyskusji osoby z książki adresowej, sprawdzić w kalendarzu czy termin nie koliduje nam ani żadnej zaproszonej osobie. Gotowe zaproszenie może od razu powędrować do zainteresowanych, chwilę później mogą oni odesłać potwierdzenie, odrzucić czy zaproponować zmianę terminu. Odwołanie lub przesunięcie również nie stanowi problemu – każda zaproszona osoba otrzymuje kolejną wiadomość, która przesuwa termin w kalendarzu lub wymazuje z niego anulowany event. Oczywiście, wpis w rozkładzie dnia nie musi być zaproszeniem – w ten sam sposób można zaprogramować przypominanie o ważnej czynności, terminie lub zablokować swój kalendarz dla całodniowego wydarzenia. Wszystkie czynności można wykonać bardzo sprawnie, ponieważ nie trzeba w tym celu „skakać” między programami czy oknami jednego programu – wystarczy na interesującym nas temacie, dacie czy osobie... kliknąć prawym klawiszem. Opisane powyżej funkcje zwykle występują w menu kontekstowym.

Ustalanie terminów

MS Outlook „rozwija skrzydła” szczególnie w firmowym środowisku, gdy wszyscy korzystają z tego samego programu, wspólnej książki adresowej oraz serwera pocztowego, gdyż zanim wyślemy współpracownikowi – widzimy czy termin jest dla niego dogodny.

Dla dużych firm, mających oddziały i współpracowników rozsianych po Europie i świecie, przydatna jest umiejętność rozróżniania przez Outlook stref czasowych. Jeśli proponujemy telefoniczną konferencję osobie zza oceanu, nie trzeba głowić się nad sprawdzeniem i przeliczeniem godziny rozpoczęcia według lokalnego czasu naszego rozmówcy. W wysłanym zaproszeniu zobaczy on proponowany czas rozpoczęcia w swojej strefie czasowej. Jeśli nasz program nie umożliwia nam tego, proponuję sprawdzić dodatkowym narzędziem, która godzina jest obecnie u naszego rozmówcy. Na stronie www.timeanddate.com można znaleźć wiele przydatnych dodatków, również pozwalających precyzyjnie określić czas w różnych miejscach na świecie.

W układzie szef – asystent bardzo dobrą cechą Outlooka jest możliwość delegowania, udostępniania kalendarza (nie tylko, bo również innych okien programu). W zależności od ustawień asystent/asystentka może mieć podgląd kalendarza szefa, aby zawsze być na bieżąco z jego rozkładem dnia lub nawet ten kalendarz prowadzić. Nie musi to jednak oznaczać totalnej ingerencji w czyjś rozkład dnia – zaznaczenie w opcjach kategorii „prywatne” pozostawi zawartość znaną jedynie właścicielowi.

Strona: 1 [2]

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net