Kilkanaście lat temu istniały wielkie systemy przetwarzające ogromne ilości danych, były jednak nieobecne w biurowej codzienności. Dopiero lawinowy wzrost wydajności komputerów w ciągu ostatnich kilku lat oraz wszędobylski internet spowodowały, że określenie „przetwarzanie danych” dotyczy obecnie niemal wszystkich.

Zgodnie z definicją – dane to wszelkie informacje przetworzone na postać cyfrową, które możemy przechowywać, przetwarzać oraz przesyłać za pomocą komputerów i innych tego typu urządzeń. Wszystko co wpiszemy, zeskanujemy na dysk, dopiszemy do książki adresowej czy zbioru zakładek do stron www, staje się danymi, które możemy odtąd wykorzystywać. Jednak to, jak wiele korzyści otrzymamy, w dużym stopniu zależy od nas. Aby skutecznie używać komputera do wyszukiwania i składowania wielkich ilości danych, należy zdać sobie sprawę ze specyficznych cech – zarówno tych ludzkich, jak i nazwijmy to „komputerowych”.

Urządzenia cyfrowe to wspaniali „pracownicy”. Są odporni na stres, zmęczenie, znużenie, humory i przejściowe dolegliwości. Wykorzystajmy to. Nikt lepiej za nas nie zrobi żmudnego porównania wielkich kolumn liczb, nie znajdzie różnicy na piętnastym miejscu po przecinku, nie wydrukuje zestawienia czy korespondencji seryjnej, nie będzie cierpliwie poszukiwał spełniających nasze kryteria danych w największym nawet morzu informacji. Grupa ludzi przeglądająca w skupieniu gigantyczne wydruki w poszukiwaniu błędów to jawny zamach na wydajność i reputację firmy. Aby maszyny mogły być w tym użyteczne, należy im pomóc. Najlepiej już na etapie wprowadzania danych. Jeśli są to formularze – ich pola powinny być jednoznaczne. Jeżeli pewne informacje można podzielić na osobne rekordy, należy to rozważyć – zwiększamy wtedy możliwości przeszukiwania czy sortowania zbioru danych. Szaloną popularność zdobyło słowo „tag”. Cóż to takiego? To słowa dołączane jako opis danych, kategorie, do których należy nasza informacja. Im będzie ich więcej, tym maszyna, przeszukujący dane robot, będzie sprawniej wykonywała swoje zadanie. Większość dzisiejszych portali internetowych wykorzystuje te mechanizmy aby pomóc dotrzeć nam do poszukiwanych artykułów. Wspominając o tym jak pomóc precyzyjnym maszynom, muszę napisać też o cechach typowo ludzkich. To właśnie my, wprowadzając, przepisując dane popełniamy dużo błędów. Nigdy nie wyeliminujemy ich całkowicie, ale należy zdawać sobie z tego sprawę. Tam gdzie jest konieczność wpisywania wielu danych – zastanówmy się nad zautomatyzowaniem procesu. Skanery kodów kreskowych, skanowanie całych dokumentów, rozpoznawanie treści, pisma (nawet odręcznego), korygowanie błędnych wyników, słowem dążenie do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów – w przypadku dużej ilości przetwarzanych informacji bardzo szybko zwróci poniesione koszty i zacznie procentować. Zaoszczędzony w ten sposób czas z pewnością można „zainwestować” w to, co komputerom jak na razie wychodzi o wiele gorzej niż ludziom – kreatywne myślenie.

Strona: 1 [2]

Powiązane wiadomości:

• Bezpieczeństwo danych w komputerze
• Oprogramowanie komputera w biurowej codzienności
• Jak bezpiecznie korzystać z komputera w firmie?
• ABC bezpieczeństwa Twojego komputera
• Elektroniczny obieg dokumentów - wywiad z ekspertem
• Elektroniczny obieg dokumentów

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net