Komputer osobisty, wraz z systemem operacyjnym oraz programami, to najbardziej uniwersalne narzędzie pracy biurowej. Najbardziej uniwersalne, ale za sprawą oprogramowania także bardzo wyspecjalizowane. Jak bezpiecznie i efektywnie używać tej wszechstronnej maszyny biurowej? Spróbujmy w punktach streścić to, co najważniejsze.

Komputer w firmie. Jeden lub jeden z wielu. Stojący samotnie lub połączony z innymi w biurze za pomocą sieci, najczęściej z „wyjściem w świat”, czyli dostępem do Internetu. Dzięki temu sprawiający wrażenie nieograniczonych możliwości komunikacji, zdobywania informacji i uproszczenia prac, które kiedyś wydawały się niesłychanie żmudne. Mnóstwo możliwości, ale i obawa przed niewłaściwym użyciem, spowodowaniem strat, utratą danych, uszkodzeniem.

Obejmując „opiekę” nad firmowym komputerem, poproś informatyka lub, jeśli w niedużej firmie brak wyspecjalizowanego działu IT, osobę znającą tutejsze systemy, o zapoznanie cię z firmowym komputerem czy systemem. Nie obawiaj się potraktowania tej prośby jako braku wiedzy o obsłudze komputera czy programów biurowych. Osoba wprowadzająca powinna pokazać ci typowe czynności, jakie mają być wykonywane na komputerze, od włączenia i zalogowania, poprzez tworzenie przykładowych dokumentów, drukowanie i inne. Chodzi o pokazanie do czego i jak używany jest konkretny komputer w firmie, jakie są firmowe zasady pracy przy nim, na której drukarce należy drukować. Wówczas, szczególnie w początkowym okresie samodzielnej pracy, łatwiej będzie zidentyfikować każde „dziwne” zachowanie komputera. Jeśli zauważysz coś nietypowego, niecodziennego w jego pracy, spróbuj zastanowić się nad przyczyną, zapytaj serwis, informatyka czy pomoc techniczną producenta, jednym słowem nie bagatelizuj, gdyż może się to zemścić w najbardziej niekorzystnym momencie.

Istnieją całe gałęzie wiedzy i branże, gdzie komputery jako narzędzia zupełnie wyparły starsze urządzenia. Staraj się więc pamiętać, że ich używanie nie zwalnia cię od przestrzegania podstawowych zasad postępowania w każdej wspieranej komputerowo działalności:

● Prowadź korespondencję mailową zgodnie z regułami pisania listów (im bardziej oficjalna – tym bardziej podobna do tradycyjnych listów). W przypadku komunikacji elektronicznej, dochodzi do tego znajomość ogólnej netykiety lub zaleceń twojej firmy.

● Pamiętaj, że łatwość kopiowania elektronicznego nie zwalnia od przestrzegania praw autorskich. To co w przypadku osoby prywatnej może być zakwalifikowane jako „dozwolony użytek własny”, zazwyczaj jest wykroczeniem w działalności komercyjnej.

● Traktuj Internet jako źródło wiedzy, ale im bardziej jego zasoby zdają się wydawać nieograniczone – tym bardziej podchodź do nich z większą nieufnością, weryfikuj informacje w różnych źródłach. Popularne jest powiedzenie, że Internet to wielki śmietnik informacji – moim zdaniem trafniejsze jest nazwanie tego wielkim placem targowym, czasem wśród zalewu niechcianych i niepotrzebnych rzeczy można zdobyć coś naprawdę cennego.

● Kwestie poufności danych, dostępu do komputera, kont i systemów – traktuj te dane tak, jak klucze od domu. Żadnego pożyczania, przekazywania, podawania nieznajomym. Powierzone twej opiece dane traktuj tym bardziej ostrożnie. Jeśli szef przekazał ci swoje hasło, aby w czasie jego nieobecności móc odbierać firmową korespondencję, traktuj je jak klucze od mieszkania, którym się opiekujesz w czasie wyjazdu lokatorów: nie podawaj kolejnym osobom, nie zmieniaj, a jeśli system wymusi zmianę hasła, jak najszybciej powiadom właściciela konta.

● Staraj się, aby twoje sprawy osobiste nie były pomieszane z firmowymi na dysku i ekranie komputera.

● Jeśli firma nie narzuca i nie określa zasad przechowywania i przesyłania informacji służbowych, zastanów się gdzie są zapisywane wszelkie informacje potrzebne do pracy, począwszy od tych strategicznych, do drobnych notatek ułatwiających codzienne czynności.

Archiwizacja danych

Jeśli pracujesz w dużej firmie, posiadającej własną sieć biurowych komputerów, zmartwienie jest mniejsze, bowiem komputer pełni jedynie rolę terminala do wprowadzania danych i o bezpieczeństwo zapisanych na dyskach sieciowych plików nie trzeba się tak martwić – od tego jest lokalny dział IT. Jeśli jednak twój komputer to pojedyncza, samotna maszyna w biurze, wówczas należy pomyśleć jak wiele cennych informacji zawarte jest w jego pamięci, jak bardzo ich utrata (w wyniku kradzieży, awarii, przypadkowego skasowania) może zaszkodzić funkcjonowaniu firmy. Zadbaj więc o to, aby najważniejsze dane były dostępne na innym nośniku. Może to być płyta CD lub DVD, dysk zewnętrzny, karta pamięci czy popularne ostatnio pamięci USB.

Nie wahaj się poinformować zwierzchników o swoich obawach dotyczących kopii najważniejszych danych. Być może otrzymasz informacje, jak firma jest przygotowana do zdarzeń losowych, być może twoje wnioski będą początkiem opracowania procedur awaryjnych, na pewno troska o poprawne funkcjonowanie biura w każdych warunkach będzie oceniona jako twój profesjonalizm.

Pamiętaj, że skopiowanie danych to nie wszystko. Równie istotne jest zapewnienie dostępu do nich tylko dla osób upoważnionych. Płyty czy pamięci USB nie mogą się poniewierać po biurze. Bardzo łatwo dziś skopiować ogromną ilość danych na urządzenie wielkości breloczka do kluczy, niestety zgubić to urządzenie jest jeszcze łatwiej. Jeśli wiadomo, że będzie często przenoszone z miejsca na miejsce – użyj powszechnie dostępnych opcji szyfrowania danych czy ohasłowania najważniejszych plików, co skutecznie zniechęci do ich przeglądania ogromny procent potencjalnych „znalazców”. Opcje zabezpieczeń dostępu do danych stosuj jednak z umiarem, ideałem jest znalezienie kompromisu pomiędzy wygodą a bezpieczeństwem, ponieważ zbyt wyszukane zabezpieczenia przestają być rozpoznawane przez samych użytkowników.

Nowe programy

Istnieje ogromna ilość oprogramowania, w którą można się zaopatrzyć, a następnie zainstalować na dysku służbowego komputera. Zanim jednak zainstalujesz kolejny program mający rozwiązywać takie czy inne zadania, zastanów się spokojnie. Różnorodność sprzętu i systemów powoduje, że żaden producent programu nie może zagwarantować jego poprawnego funkcjonowania w każdej konfiguracji (o czym zresztą zwykle wspomina w warunkach licencji). Przed naciśnięciem klawisza „instaluj” przemyśl jeszcze raz czy musisz zainstalować to tu i teraz. Im bardziej odpowiedzialne są zadania „powierzane” na co dzień wspomnianemu komputerowi, tym bardziej nieufnie i zachowawczo podchodź do instalacji nowego oprogramowania. Może się nawet zdarzyć, że taką postawę będzie należało wykazać na przekór fachowcowi z branży IT – przykładowo: nie pozwól zainstalować niczego na komputerze szefa na pół godziny przed prezentacją mającą się odbywać z tego komputera. Ewentualne zalety nowego programu mogą nie zrekompensować strat wywołanych opóźnieniem lub odwołaniem prezentacji „z powodu awarii systemu operacyjnego”. Jeśli istnieje taka możliwość – przetestuj nowy program poświęcając temu trochę czasu na innym komputerze, mniej „strategicznym” dla firmy.

Strona: 1 [2]

Powiązane wiadomości:

• Jak chronić firmę przed wyciekiem danych?
• 09.02 Dzień Bezpiecznego Internetu /DBI/
• Elektroniczne przetwarzanie informacji
• Bezpieczeństwo danych w komputerze
• Oprogramowanie komputera w biurowej codzienności
• ABC bezpieczeństwa Twojego komputera
• Jak chronić się w "sieci"

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net