Jednym z podstawowych zadań kancelarii i sekretariatów jest wysyłanie przesyłek. Przesyłki listowe, przesyłki na nośniku CD/DVD oraz paczki dostarczane są do odbiorców za pośrednictwem poczty i firm kurierskich. Jak przygotować przesyłkę do wysłania? Na co zwracać uwagę przy wyborze dostawcy usług pocztowych? Spróbujemy znaleźć odpowiedź na te pytania.

Pismo przeznaczone do wysyłki powinno być przygotowane od strony merytorycznej przez poszczególne komórki organizacyjne (pracowników poszczególnych działów). Takie pismo powinno być przekazane (za pokwitowaniem, jeżeli pracujemy w systemie kancelaryjnym dziennikowym) do kancelarii/sekretariatu, który wysyłką poczty się zajmuje.

Przed wysłaniem pracownik kancelarii/sekretariatu powinien sprawdzić czy pismo:

l jest podpisane

l zawiera datę i miejsce sporządzenia

l posiada niezbędne oznakowanie (zgodne z instrukcją kancelaryjną)

l zawiera stosowne załączniki

Kiedy pismo jest już sprawdzone, wówczas rejestruje się je we właściwym rejestrze - dzienniku korespondencyjnym, po prawej stronie w systemie jednodziennikowym lub w oddzielnym dzienniku przeznaczonym do korespondencji wychodzącej - w systemie dwu- lub wielodziennikowym.

Następnie należy zaadresować kopertę. Można to zrobić ręcznie, bezpośrednio na kopercie lub wykorzystać do tego celu etykiety adresowe (nadruk adresu na etykietach samoprzylepnych). Nazwę i adres odbiorcy wpisujemy w dolnej części prawej strony koperty.

Adres odbiorcy powinien zawierać:

l imię i nazwisko odbiorcy, ewentualnie stanowisko

l pełną nazwę firmy/instytucji

l nazwę ulicy z numerem nieruchomości/lokalu

l kod pocztowy i nazwę miejscowości

l nazwę kraju (jeżeli przesyłka jest kierowana za granicę)

Kody pocztowe możemy znaleźć na stronie internetowej Poczty Polskiej lub sprawdzić w urzędzie pocztowym w książce kodów

Nazwę i adres nadawcy (czyli naszej firmy) wpisujemy na górze po lewej stronie, możemy tam również przystawić pieczęć firmową. Najlepiej jednak wygląda koperta z gotowym nadrukiem logo i adresem nadawcy. Można to zrobić samemu (ustawiając odpowiednie parametry w opcjach drukowania) lub zamówić koperty z nadrukiem w drukarni.

Listy zwykłe odnotowujemy w kontrolce, która pozwala na ewidencję wydatków na przesyłki. W książce nadawczej (wymagana przez Pocztę Polską przy licznej korespondencji - kupuje się ją na poczcie) wpisuje się ilość sztuk i wartość przesyłek.

Jeżeli list powinien być wysłany za potwierdzeniem odbioru, wówczas wypełniamy odpowiedni druk (możemy go wziąć z urzędu pocztowego) i przyklejamy do koperty. Kiedy przesyłka zostanie adresatowi dostarczona, wówczas potwierdzi on ten fakt swoim podpisem, a my to potwierdzenie otrzymamy od poczty. Takie potwierdzenia należy zbierać i archiwizować.

Na każdej kopercie naklejamy znaczki o odpowiedniej wartości bądź przystawiamy pieczątkę z napisem „Opłata pobrana, umowa nr..... z CUP OR miejscowość dnia..... Nadano w PP CUP miejscowość (L101)”.

Listy nie powinny być zaklejane taśmą, spinane zszywkami lub spinaczami, należy zakleić kopertę.

Przesyłki należy wysłać w dniu ich podpisania lub otrzymania od komórki organizacyjnej/pracownika działu. Warto ustalić, do której godziny przyjmujemy przesyłki, aby zdążyć z ich rejestracją przed wyjściem na pocztę lub przed przyjściem listonosza. Warto też mieć na uwadze fakt, że jeżeli przesyłka ma być priorytetowa i dostarczona następnego dnia (na terenie Polski), wówczas poczta przyjmuje ją do godziny 15.00.

Strona: 1 [2] [3]

Powiązane wiadomości:

• Pakuj z głową, czyli jak prawidłowo nadać paczkę

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net