RSS
RSS

Sekretariat - wizytówka firmy

Napisany przez: Beata Lipiecka, Volver
Często uważamy, że praca Asystentki/Sekretarki czy Recepcjonistki (zależy wszystko od struktury firmy) jest zwykłą pracą administracyjno – biurową. Wiemy, że to tu właśnie czekają dokumenty, tu odbywa się rytuał umawiania spotkań itp.
Nie bierzemy pod uwagę tego, że jest to jednak wizytówka naszej firmy. Od zachowania się osoby na tym stanowisku, zależy jakie wspomnienie zostanie kontrahentowi.

Zacznijmy może od odbierania telefonów. Dla potencjalnego klienta czy interesanta, jest to często pierwszy kontakt z firmą. Słysząc miły, spokojny głos łatwiej będzie nam przyjąć odmowę połączenia z szefem i zadzwonić po raz kolejny. Pragnę też zaznaczyć, że często spotykałam się z takimi Asystentkami, którym zdecydowanie brakowało asertywności. Brakowało im też umiejętności zadawania odpowiednich pytań, by zweryfikować, kto dzwoni i jak ważny jest dany rozmówca.

Zdarza się, że dzwonią ludzie z firm oferujących np.: karty VIP do różnych hoteli czy innych ośrodków wypoczynkowych, sportowych. W takich firmach są specjalne szkolenia, jak rozmawiać z pracownikiem administracji biurowej a jak z szefem. Warto pamiętać, że pytania typu:
- przepraszam, a z kim rozmawiam?,
- przepraszam, a z jakiej Pan/Pani firmy dzwoni?,
- przepraszam, a w jakiej sprawie?,
są naturalne dla tego stanowiska pracy. Najtrudniej jest z pytaniem ostatnim.
Zdarza się, że usłyszymy w odpowiedzi:
- dzwonię w sprawie prywatnej.
W takich sytuacjach odruchowo łączy się z szefem. Prywatność, jest słowem kluczem w tej sytuacji. Natomiast stanowisko Asystentki/Sekretarki daje wiele możliwości. Dobrze jest ponowić pytania, wręcz je uszczegółowić jeśli są wątpliwości. Dla lepszego przygotowania do takich rozmów, warto poćwiczyć różne sytuacje, chociażby z przyjaciółką.

Ze swoich doświadczeń, w pracy Asystentki pamiętam takie zdarzenie.
Zadzwonił znajomy ówczesnego szefa. Oczywiście wypytałam standardowo. Na moje pytania z kim rozmawiam, w jakiej sprawie itp., usłyszałam, że jak mogę go nie pamiętać, a może ma mi podać nr PESEL. Był zdecydowanie opryskliwy i niemiły. Szefa wówczas nie było w firmie. Ów znajomy chciał też numer jego komórki, oczywiście nie podałam. Zadzwoniłam po tej rozmowie do szefa. Opowiedziałam sytuację i zaznaczyłam, że nie miałam zamiaru nikogo urazić, dbałam jedynie by nikt niepożądany nie zdobył jego numeru i nie zawracał mu głowy czymś niepotrzebnym.

Mój szef przeprowadził ze mną rozmowę po powrocie. Był zadowolony z takiego właśnie podejścia, do tak niby błahych obowiązków. A ów znajomy, zadzwonił po raz kolejny do szefa i mnie przeprosił za swoje zachowanie.
 W tym miejscu dopowiem jeszcze kilka słów na temat podawania numerów telefonów. Tu dobrze jest pamiętać, że każdy szef jest też człowiekiem. Ma prawo do posiadania wielu znajomych, z którymi może mieć również kontakty zawodowe. Natomiast nie każdy od razu, musi posiadać jego komórkowy numer telefonu. Jeśli ktokolwiek prosi o numer, pod jakimkolwiek pretekstem, nie wolno go podawać. Procedura postępowania powinna być następująca:
- prosimy o numer rozmówcy, z zamiarem przekazania go szefowi,
- jeśli szefa nie ma, a rozmówca twierdził, że sprawa jest pilna to oddzwaniamy do szefa z informacją, kto dzwonił i jaki numer zostawił,
- szef decyduje co dalej.

Nie z każdym szef chce rozmawiać, Zdarza się, że spotkał kogoś na jakimś bankiecie, przegadali pól nocy i ten ktoś już uważa się za jego znajomego. A być może szef nie życzy sobie kontaktów poza zawodowych z daną osobą.

Dla niektórych osób sprawy powyższe mogą być oczywiste, ale moje doświadczenie nakazuje mi zwrócić na to uwagę. Wielokrotnie w swojej praktyce zawodowej spotkałam się z ignorancją tak prostych, wydawałoby się zasad działania pionu administracyjno – biurowego.


Powiązane wiadomości:

« wróć

Szkolenia

Oferty pracy

O nas Reklama Kontakt Regulamin Współpracownicy Partnerzy Forum