Szelest papieru towarzyszy i jeszcze jakiś czas będzie towarzyszył pracownikom biur (proszę tylko spojrzeć na reklamy drukarek i kserokopiarek). Wynika to częściowo z naszych przyzwyczajeń, niedoskonałości ekranów, które dają gorszy komfort oczom w trakcie czytania, etykiety uznającej papier za bardziej elegancki oraz... naszemu prawodawstwu, sankcjonującemu nieraz papierowy dokument jako najważniejszy. Content Management Systems - systemy elektroniczne umożliwiające całkowicie elektroniczny obieg informacji jednak istnieją, jest ich sporo, z niektórych z nich na co dzień korzystamy nie zawsze zdając sobie z tego sprawy. Popularność stron internetowych, ich skuteczność jako taniego źródła informacji spowodowała rozwój systemów do zarządzania ich treścią. Dziś niemal każda strona www, którą odwiedzamy jest wynikiem działania takiego systemu – to co niegdyś było wynikiem pracy programistów, koderów, grupy ludzi o wiedzy niemal tajemnej, obecnie powstaje niejako automatycznie z dostarczonych przez nas danych.

           

 

Próbując podzielić systemy zarządzania treścią trudno uciec od finansów. Przeglądając nawet pobieżnie listę znanych systemów i ich producentów, można zauważyć generalny podział na dwie kategorie: darmowe projekty (zwykle tzw. open source) oraz stricte komercyjne przedsięwzięcia za bardzo duże pieniądze. Czy oznacza to, że jedynie ogromne firmy mogą sobie pozwolić na taki system? Nie. Często odradzane do zastosowań biznesowych tzw. wolne, darmowe oprogramowanie, w tym przypadku bardzo dobrze radzi sobie w konkurencji z pakietami komercyjnymi. Przykładem niech będzieWikipedia, bez której    znacznie zbladłaby wiedza na ogólne tematy każdego z nas, czy prace domowe naszych dzieci. Oprogramowanie MediaWiki to dostępny dla każdego szkielet, który umożliwia tworzenie własnych portali internetowych lub intranetowych na każdy temat. Jak w każdym systemie tego typu projektanci przyjęli założenie, że do publikowania treści użytkownik nie musi posiadać żadnych umiejętności programowania – po wstępnym dostrojeniu środowiska, informatycy mogą ewentualnie zająć się dbaniem o działanie serwerów przechowujących dane, całą resztę prac potrafią wykonać użytkownicy systemu. Podobnie jest w innych popularnych środowiskach, ich podstawą działania i przyczyną sukcesu jest całkowite oddzielenie treści od sposobu jej prezentowania na ekranie. Osoba redagująca wypełnia treścią przygotowany wcześniej szablon (praca z nim przypomina korzystanie z edytora tekstu, ewentualnie arkusza kalulacyjnego), wprowadzone w ten sposób dane system wyświetla według wcześniej skonfigurowanego wzoru. Oczywiście gotowe szablony to nie wszystko, ponieważ w przypadku gdy chcemy dodać całą nową sekcję, rozdział, podstronę – system CMS powinien pozwolić na zbudowanie nowego szablonu w sposób równie niekłopotliwy jak wykonanie poprzednich operacji. Spośród popularnych, darmowych platform tego typu wymieniłbym jeszcze platformę Joomla – nieco młodsze od „silnika” Wikipedii środowisko stworzone do zarządzania nawet dużymi portalami oraz Wordpress, napopularniejsze narzędzie do tworzenia blogów („word” w jego nazwie nie jest w żaden sposób powiązane z produktem Microsoftu). Mniej znanym, chociaż rozpowszechnionym systemem jest Drupal, ponieważ jest on również udostępniany na zasadzie otwartej licencji, bardzo duża wiele firm używa go tworzenia swoich portali.

 
Jak to się dzieje, że do tworzenia profesjonalnych portali, blogów, galerii zdjęć, kanałów RSS czy systemów komentowania polecane są całkowicie darmowe produkty? Mechanizm ten, działa bardzo podobnie jak w przypadku systemów operacyjnych Linux. Produkt będący wynikiem pracy wielu osób jest udostępniany za darmo nawet do działalności komercyjnej, ale nie znaczy to, że cały ten biznes „kręci” się takim trybem. Samodzielne uruchomienie produktów zwykle wymaga poświęcenia czasu, a także minimalnej chociaż znajomości systemów relacyjnych baz danych, skryptowych języków programowania, oraz ogólnego doświadczenia informatyczno-programistycznego. Również stworzenie nawet w gotowym już środowisku efektownej wizualnie prezentacji (wyróżniającej się spośród dostarczonych typowych szablonów) jest zadaniem dla nieco bardziej już zaawansowanych użytkowników. Stąd miejsce dla całego 'przemysłu' zajmującego się wdrażaniem, opieką techniczną nad sprzętową częścią projektu, oraz tworzeniem designu na konkretne zamówienie klienta. Taka symbioza darmowej licencji i płatnych usług z nią związanych daje zwykle bardzo dobry efekt za nieduże pieniądze.