RSS
RSS

„Spychologia” i strata czasu, czyli biurowe zmagania z dokumentami

 
 
Przez biurko statystycznego pracownika biurowego przewija się nawet kilkadziesiąt dokumentów w ciągu dnia. Samo wyszukanie potrzebnych dokumentów wykrada godzinę z dnia roboczego. Mało tego: aż 36% pracowników narzeka na „spychologię”, czyli wzajemne zrzucanie odpowiedzialności za dokumenty.
 
Dwie trzecie pracowników biurowych uważa, że w ich pracy sprawny dostęp do dokumentów jest bardzo ważny. 28% przyjmuje, że jest to kwestia dość ważna, a tylko dla 8% jest ważna średnio. Co warte podkreślenia, nikt z ankietowanych nie uznał łatwego dostępu do dokumentów za nieważny.
Aż co dziesiąty pracownik poświęca na samo wyszukiwanie potrzebnych w bieżącej pracy dokumentów ponad godzinę dziennie. Co piąty pracownik potrzebuje w tym celu nawet godziny. Ponad 70% ankietowanych poświęca tej samej czynności pół godziny dziennie.  
 

W dżungli dokumentów
Ponad połowa pracowników polskich biur pracuje w ciągu dnia z kilkunastoma dokumentami – zarówno papierowymi, jak elektronicznymi. 21% pracuje z kilkoma dokumentami, ale aż co piąty - z kilkudziesięcioma i więcej. Jakie dokumenty przeważają – papierowe czy elektroniczne? Jak się okazuje, najmniej pracowników deklaruje przewagę tradycyjnych, papierowych dokumentów – zapełniają one biurka 29% ankietowanych. Najwięcej, bo 38% respondentów wskazało na mniej więcej równy udział dokumentów elektronicznych i papierowych w codziennej pracy. 33% pracuje głównie z dokumentami elektronicznymi. Od kilku lat widoczny jest trend stopniowego odchodzenia od dokumentów papierowych na rzecz komputerowych plików – z korzyścią dla środowiska, ale nie tylko.
 

 


„Spychologia” zmorą 36% pracowników
Coraz więcej firm przekonuje się do wdrożenia systemowych rozwiązań w zakresie przepływu informacji – mówi Dorota Szajek, reprezentująca www.primesoft.pl. - Takie rozwiązania nie tylko pozwalają zredukować do minimum udział dokumentów papierowych. Umożliwiają też czytelne przypisanie konkretnych zadań poszczególnym pracownikom, co poprawia organizację pracy. O tym, że są to ważne kwestie, przekonują respondenci. Zapytani o przyczyny spięć między pracownikami, wskazali na pierwszym miejscu na zrzucanie odpowiedzialności za zadania (36%) i niejasny zakres zadań (35%). Dalsze pozycje zajęły przetrzymywanie dokumentów (16%) oraz ich gubienie (13%).

 
To rzeczywiście zdarza się często, gdy zakres odpowiedzialności za dokumenty nie jest jednoznacznie ustalony – komentuje Dorota Szajek. - Przydzielenie dostępu odpowiednim osobom rozwiązuje tego typu problemy, a jednocześnie bardzo usprawnia przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. To istotne, gdyż niemal 40% ankietowanych uważa, że w ich firmach przepływ informacji jest niejasny i nieznany pracownikom. Są przy tym świadomi zagadnienia. Ponad 80% respondentów zna pojęcie „system obiegu dokumentów”, a 70% z nich sądzi, że jest to rozwiązanie znacząco usprawniające pracę.

 


« wróć

Szkolenia

Oferty pracy

O nas Reklama Kontakt Regulamin Współpracownicy Partnerzy Forum