Każda asystentka i sekretarka w trakcie swoich obowiązków służbowych styka się z problemem ochrony danych różnych osób: współpracowników, klientów i kontrahentów. Powinna więc bardzo dobrze znać tę tematykę. Ostatnia nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych, opublikowana 6 grudnia 2010 r. w Dzienniku Ustaw, wchodzi w życie 7 marca 2011 r.

W dobie rozwoju środków łączności, gdzie ułatwione jest zbieranie danych, zmasowany przepływ informacji dotyczący osób fizycznych pomiędzy systemami przetwarzającymi dane może powodować zagrożenia dla podstawowych praw i wolności obywateli. Każdy ma prawo do ochrony życia prywatnego, dotyczących go danych osobowych, a przede wszystkim do decydowania o udostępnianiu informacji na swój temat. Zgodnie z Konstytucją RP (art. 51) nikt nie może być zobowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby, dodatkowo zaś władze publiczne nie mogą pozyskiwać, gromadzić i udostępniać innych informacji o obywatelach niż niezbędne w demokratycznym państwie prawnym.

Dane osobowe i ich przetwarzanie

Przepisy prawne, które regulują kwestie gromadzenia i następnie wykorzystywania (udostępniania, przekazywania) danych osobowych, zebrane są w ustawie o ochronie danych osobowych. W rozumieniu tej ustawy, za dane osobowe przyjmuje się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Tożsamość osoby może być identyfikowana bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Pod pojęciem przetwarzania danych osobowych należy rozumieć wszelkie czynności wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, przechowywanie, zmienianie, udostępnianie innym lub usuwanie danych. W kontekście ustawy nie ma znaczenia forma przetwarzania danych osobowych – regulacje prawne mają zastosowanie zarówno do podmiotów przetwarzających dane tradycyjnie, w formie papierowej (akta osobowe, kartoteki, księgi, wykazy, skorowidze), jak i w formie elektronicznej (bazy danych, systemy informatyczne). Każdy podmiot, zarówno państwowy jak i prywatny, który przechowuje lub korzysta z danych osobowych – zbiera, opracowuje lub zmienia – musi mieć świadomość, że jego działanie i zaniechanie w tym zakresie podlega ocenie pod kątem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Nie podlegają ustawie jedynie osoby fizyczne, które przetwarzają dane wyłącznie w celach osobistych lub domowych (np. zbierają adresy zamieszkania, miejsce pracy, adresy e­mail, numery telefonów znajomych).

Warto wiedzieć, że każda osoba ma prawo do kontroli przetwarzanych danych, które jej dotyczą, a są zawarte w zbiorach danych. Może żądać:

1) uzyskania informacji:

– czy zbiór danych istnieje i kto nim administruje,

– jaki jest cel i zakres przetwarzanych danych,

– skąd dane pochodzą,

– komu i na jakich zasadach są udostępniane,

2) sprostowania, uaktualnienia i uzupełnienia danych osobowych,

3) wstrzymania ich przetwarzania lub usunięcia, jeżeli dane są nieaktualne, niekompletne, nieprawdziwe lub zostały zebrane niezgodnie z prawem, albo są już zbędne do realizacji celu, dla jakiego zostały zebrane.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Wiele firm podczas rekrutacji nadużywa swoich praw i pyta o dane, o które nie powinny. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać podania tylko takich danych, które można uznać za niezbędne do rzetelnego przeprowadzenia przez pracodawcę procesu naboru pracowników. Są to:

w imię (imiona) i nazwisko,

w imiona rodziców,

w miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji,

w wykształcenie, tj. nazwa szkoły i rok jej ukończenia, zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy) oraz wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe)

w przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Podstawą uprawnień pracodawcy do pozyskania powyższych informacji o kandydacie jest wyłącznie kodeks pracy (art. 221), dlatego też nie może on żądać innych danych niż te, które zostały tam wyczerpująco wymienione. Kandydat do pracy nie musi więc dołączać do dokumentów aplikacyjnych swoich fotografii, podawać miejsca urodzenia czy faktu posiadania dzieci.

Wymagane dane mogą zostać ujawnione w dokumentach, których pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, takich jak:

w wypełniony przez kandydata kwestionariusz osobowy,

w dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

w świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie,

w orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy u konkretnego pracodawcy na określonym stanowisku,

w inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z przepisów prawa (np. informacja o niekaralności w przypadku osoby ubiegającej się o pracę w administracji publicznej).

Zaświadczenie o niekaralności

Od osób, które mają być zatrudnione na pewnych szczególnych stanowiskach, uzasadnione jest wymaganie niekaralności i w takim przypadku żądanie dostarczenia zaświadczenia o niekaralności jest zasadne. Jednak dane dotyczące skazania, karania itp. są danymi szczególnie chronionymi i ich zbieranie czy przetwarzanie jest zabronione, chyba że zezwala na to przepis szczególny lub osoba, której dotyczą, wyraziła na to zgodę na piśmie. Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym przewidują, że pracodawcom przysługuje prawo uzyskania informacji o osobach, których dane zostały zgromadzone w rejestrze, ale tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Pracodawca może się zwrócić o te dane tylko wtedy, gdy są one niezbędne do zatrudnienia pracownika na określonym stanowisku. Żądanie takich informacji nie dotyczy pracownika już zatrudnionego.

Strona: 1 [2] [3] [4] [5] [6] [7]

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net