Sekretarki i asystentki zajmują się w firmie również sprawami finansowymi i rozliczeniami. Wiele wątpliwości budzi ostatnio e-faktura. Postaramy się je wyjaśnić.

Faktura elektroniczna, potocznie zwana e-fakturą, miała być w zamyśle ustawodawców ułatwieniem obrotu dokumentów w działalności gospodarczej. Stała się niestety źródłem sporów pomiędzy organami podatkowymi i kontrolnymi a podatnikami. Dyskusja jest szczególnie gorąca w przypadku przesyłania faktury pomiędzy kontrahentami w formie pliku będącego załącznikiem do wiadomości przesłanej przez internet. Najwięcej obaw ze strony urzędów dotyczy:

• w dokonywania zmian w tak przesłanym dokumencie przez osoby nieuprawnione,
• w podszywania się przez osoby trzecie pod wystawcę (tworzenie fikcyjnych dokumentów)
• w trudności w ustaleniu daty otrzymania faktury przez odbiorcę, co jest istotne dla potrzeb rozliczenia VAT.

Dlatego faktura wysłana pocztą zwykłą nie budzi podejrzeń urzędów, a ta sama faktura wysłana pocztą elektroniczną – tak.

Jakie wymogi powinna spełniać faktura elektroniczna, by zaakceptował ją każdy urząd?

Są to wszystkie wymogi, jakie powinna spełniać faktura jako dokument księgowy, w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Niestety, musi być dodatkowo zabezpieczona podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli chcemy uprościć wymianę dokumentów z odbiorcą, możemy skorzystać z tzw. wymiany danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wystawienie faktury elektronicznej

Zanim wystawimy komukolwiek e-fakturę, musimy uzyskać zgodę naszego odbiorcy na taki obrót dokumentów. Odbiorca udziela zgody na piśmie lub drogą elektroniczną. W przypadku korzystania z internetu, akceptacja klienta musi być potwierdzona podpisem elektronicznym. E-faktury można wystawiać od następnego dnia po otrzymaniu zgody odbiorcy. Istnieją już na rynku programy pozwalające na wystawianie, automatyczne księgowanie i archiwizację faktur elektronicznych.

Kiedy wybrać podpis elektroniczny, a kiedy EDI?

Jeśli nie mamy stałej grupy odbiorców, warto zastosować podpis elektroniczny, bowiem trudno od jednorazowych klientów wymagać dostosowania ich systemu do naszego. Jeśli zaś współpracujemy ze stałą grupą, można skorzystać z wymiany danych elektronicznych (EDI). Metoda ta polega na wymianie danych fakturowych między systemami komputerowymi wystawcy i odbiorcy. Dane są przesyłane w ustrukturyzowanym formacie. Wymaga to zestawienia specjalnych narzędzi u wystawcy i odbiorcy. Takie wymogi nie są ani konieczne, ani nawet potrzebne w przypadku zastosowania podpisu elektronicznego. Wtedy odbiorca weryfikuje autentyczność dokumentu otwierając certyfikat e-podpisu.

Ponieważ, zgodnie z przepisami dotyczącymi wystawiania i archiwizacji e-faktur, ich treść musi być identyczna u wystawcy i odbiorcy (integralność danych), nie znajdziemy na nich rozróżnienia oryginał/kopia. To sytuacja, w której mamy pozornie „dwa oryginały”. Tak naprawdę to jeden i ten sam dokument, zgodny z zapisami ustawy.

 

Strona: 1 [2] [3]

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net