Poczta elektroniczna wypiera obecnie tradycyjną pocztę. Dzięki internetowi możemy szybko komunikować się z innymi, niezależnie od szerokości geograficznej i miejsca, w którym przebywają. Ten pośpiech nie zwalnia nas z dobrych manier. Zasady savoir-vivre'u obowiązują również w wirtualnej rzeczywistości.

Jak napisać wiadomość, aby okazać szacunek adresatowi i zrobić na nim dobre wrażenie? Aby wiadomość napisana niedbale, bez sprawdzenia błędów nie obraziła odbiorcy listu lub nie była odebrana jako lekceważenie, dobrze jest znać i stosować kodeks netykiety (etykiety obowiązującej w sieci).

1. Temat wiadomości jest kluczowy

Pole „Temat:” powinno być zawsze wypełnione. Najlepiej zrób to na samym początku. Brak tematu utrudnia odnalezienie wiadomości w gąszczu innych. Temat powinien odzwierciedlać treść maila, dzięki temu odbiorca szybko zorientuje się, czego dotyczy wiadomość. Sformułowanie tematu w nieprzemyślany sposób może spowodować zignorowanie przez adresata istotnego maila lub automatyczne trafienie do folderu SPAM. Ponadto, wiadomość z dobrym tematem jest łatwiejsza w odnalezieniu w przepełnionej skrzynce zarówno przez odbiorcę, jak i przez nadawcę. Istotne jest również, aby przy dłuższej wymianie maili, gdy z pierwotnego tematu zboczyliśmy na inny wątek, zmienić również treść w polu Temat – ułatwi to dotarcie do właściwej wiadomości, gdy będziemy tego potrzebowali.

2. Nie zapomnij o powitaniu

E-mail, tak jak tradycyjny, papierowy list, powinien rozpoczynać się odpowiednim powitaniem. Jeśli jest to formalny e-mail do klienta, rozpocznij zwrotem grzecznościowym: „Szanowna Pani Dyrektor” lub „Szanowny Panie”. Jeśli piszemy do koleżanki z innego działu, możemy się przywitać pisząc: „Cześć”, gdy do kogoś z rodziny: „Kochana ciociu” lub „Drogi Marku”. Zwrot powitania rozpoczynający wiadomość możesz pominąć jedynie w sytuacji, gdy tego samego dnia wymieniasz kilka e­maili z daną osobą i wymiana ta przyjmuje charakter rozmowy. Niezbyt trafne jest rozpoczynanie maila słowem „Witam”, co jest coraz bardziej popularne. Witać można kogoś w progach swojego gabinetu lub domu. Trudno witać adresata, gdy odbiera naszą wiadomość. Jeśli odpowiada nam taka forma, to użyjmy „Witaj” tylko do osób, z którymi jesteśmy bliżej zaprzyjaźnieni. Jeśli po zwrocie grzecznościowym tradycyjnie postawisz wykrzyknik, nowy wiersz zacznij wielką literą. Jeśli natomiast po powitaniu postawisz przecinek (coraz częściej stosowana forma, będąca anglosaskim zapożyczeniem), to pamiętaj, aby zgodnie z zasadami pisowni polskiej nowy wiersz rozpocząć małą literą.

3. Pisz konkretnie i zwięźle

Przeciętny użytkownik poczty elektronicznej otrzymuje codziennie od kilkunastu do kilkudziesięciu e­maili. Szanując czas innych oraz swój staraj się nie rozpisywać czy pisać kwiecistym, wyszukanym stylem. Długie wiadomości mogą budzić niechęć i skłonić do odłożenia czytania na później lub wręcz zignorowania całej wiadomości. Często lepiej zadzwonić lub umówić się na spotkanie, aby omówić dany temat niż pisać elaboraty w mailu. Aby mieć pewność, że wiadomość zostanie przeczytana w całości, pisz zwięźle, konkretnie, klarownymi zdaniami. Krótsza wiadomość zwiększa szanse na jej przeczytanie w całości oraz szybką odpowiedź. Pamiętaj też, aby wiadomość nie była przesadnie krótka, gdyż może się stać niezrozumiała dla adresata.

4. Zadbaj o układ graficzny

Aby wiadomość była czytelna dla odbiorcy, rób odstępy między akapitami. Jeśli po zwrocie powitalnym jest odstęp, również powinien być przed zwrotem pożegnalnym. Dla podkreślenia wybranych słów można użyć wielkich liter (wersalików), ale ostrożnie. Gdy napiszesz: O CO CI CHODZI, JUŻ WCZORAJ CI TO WYSŁAŁEM, odbiorca może odebrać te słowa jako oznakę irytacji z twojej strony. Pamiętaj, aby nie pisać całej wiadomości w ten sposób, gdyż DUŻE LITERY w internecie oznaczają podniesiony głos nadawcy listu. Ponadto długi tekst tak napisany jest mało czytelny. Najlepiej unikaj – w miarę możliwości – wszelkich wyróżnień: pogrubienia, kursywy, kolorów, wcięć akapitu, gdyż nigdy nie wiesz, jak twoja wiadomość będzie wyglądać u odbiorcy, co związane jest z jego systemem operacyjnym, programem do obsługi poczty czy urządzeniem, na którym ją odczytuje (komputer, Pocket PC, iPad, telefon).

Ważne! Na końcu każdego akapitu zamiast klawisza <Enter> należy przycisnąć jednocześnie klawisz <Shift> oraz <Enter>, dzięki temu odbiorca na swoim ekranie na pewno zobaczy zwięzły tekst, a nie – co często ma miejsce – duże odstępy między wierszami.

W oficjalnych mailach pod żadnym pozorem nie zmieniaj tła wiadomości. Używanie tła czy innych dekoracji i udziwnień jest nieprofesjonalne.

Strona: 1 [2] [3]

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net