Papierowa korespondencja – listy, zaproszenia, faktury, oferty, wezwania do zapłaty to przykłady działalności pozornie eliminowanej dziś przez usługi elektroniczne. Pozornie, bo praktyka w każdym sekretariacie, dziale marketingu czy sprzedaży pokazuje, jak ważnym ciągle sposobem dotarcia do klientów, kontrahentów, współpracowników jest taka forma kontaktu. W miarę jak ilość materiałów do wysłania rośnie, zaczynamy się oglądać w kierunku komputera i drukarki – jak przerzucić na nie trochę pracy?

Oglądając filmy lub inne materiały pokazujące życie sprzed kilkunastu lub kilkudziesięciu lat zwracamy czasem uwagę na dziedziny, które obecnie zniknęły lub uległy marginalizacji. Postęp techniczny nieraz bezwzględnie obszedł się z wieloma ludzkimi wynalazkami. Opisywany przeze mnie przemysł komputerów osobistych ma w tym duży udział. Jeśli jednak się temu wszystkiemu przyjrzymy bliżej – zauważymy, że nie jest aż tak źle. Skoro kasety wideo nie zabiły kina, radio – telewizji, a fotografia malarstwa, skoro pomimo rozpowszechnienia wielu urządzeń cyfrowych ludzie ciągle interesują się płytami winylowymi i fotografią na celuloidzie, znaczy to, że komputer jest tylko narzędziem ułatwiającym i przyspieszającym żmudne dla człowieka procesy. Tak jest również w przypadku korespondencji.

Wszystkie wersje obydwu dominujących dziś na rynku pakietów biurowych – Microsoft Office oraz OpenOffice – oferują zespół funkcji zwanych potocznie korespondencją seryjną. W modułach edytorów tekstów, odpowiednio w Wordzie i we Writerze, w menu narzędzia znajduje się kreator pomagający tworzyć powtarzalne, seryjne dokumenty. Program Microsoftu na starcie daje większy wybór rodzajów tworzonych dokumentów – oprócz e-maili i listów drukowanych można wybrać koperty i nalepki, zmuszenie Writera do czegoś więcej będzie wymagało znacznie więcej trudu. Warto bowiem zwrócić uwagę na fakt, że zwyczajowy termin „korespondencja seryjna” trochę myli i ogranicza opisywaną funkcję. Za jej pomocą można tworzyć bowiem także zestawy nalepek, foldery, katalogi i ulotki, dokumenty ułatwiające inwentaryzacje, czyli wszelkie dokumenty, które z założenia różnić się mają tylko szczegółami na niektórych, wskazanych przez nas polach.

Który z popularnych programów jest lepszy w tej dziedzinie? Kolejne, rozwijane od lat wersje zdają się być coraz bardziej dopracowane, ale końcowy werdykt może bardzo zależeć od charakteru zadania, jakie powierzy się programowi. Seryjny dokument, którego kolejne egzemplarze różnią się rozmieszczanymi w różnych miejscach danymi pobranymi najczęściej z innego pliku, jest podatny na wiele błędów. Z tego powodu, że stanowi on kompilację informacji z różnych źródeł, precyzyjne wychwycenie wszystkich błędów jest dość trudne. Co można więc zrobić, aby proces ten był szybki i niezawodny jak reklamowane w folderach najnowsze komputery?

Import danych

Z pewnością trzeba zadbać o dane, które edytor ma importować i umieszczać w polach tworzonego dokumentu. Książki adresowe, dane klientów, kontrahentów, informacje o produktach – wszystko co wprowadzamy na dyski naszych komputerów to dane firmowe, jedyne zasoby powiększające się w miarę ich używania. Staranność ich wprowadzania, a następnie przechowywania zaprocentuje, gdy tylko będą one potrzebne.

Opisując bazy danych, ale również pisząc o arkuszach kalkulacyjnych (w nich wiele firm przechowuje mnóstwo danych), wspominałem o tym, że im lepiej zorganizowana baza, więcej oddzielnych pól, według których można informacje segregować czy filtrować, tym lepiej dla końcowego użytkownika całego systemu. W tym przypadku właśnie program tworzący dokument przy użyciu firmowych danych jest „beneficjentem” naszej wcześniejszej żmudnej pracy. Im więcej jest rubryk w bazie klientów definiujących dokładniej ich profil działalności, tym precyzyjniejszą ofertę możemy skierować do każdego z nich projektując folder czy ofertę. Każdy stworzony dokument będzie miał wygląd niepowtarzalnego, specjalnie wykonanego projektu, dostosowanego do specyfiki naszego kontrahenta, co nie zmienia faktu, że za jednym razem wyprodukujemy ogromną ilość takich druków.

Strona: 1 [2]

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net