3. Negocjacje, list intencyjny, umowa przedwstępna – zanim podpiszemy umowę

Często zanim dojdzie do podpisania kontraktu, konieczne jest ustalenie jego treści, zasad współpracy, słowem – dojście do kompromisu. Strony rozpoczynają więc negocjacje. Jest to jedno z naturalnych stadiów przedkontraktowych, czyli takich, które poprzedzają podpisanie umowy w jej ostatecznym brzmieniu. Ustala się więc szczegółowo, co będzie przedmiotem negocjacji, często ustala się termin ich ukończenia, w którym strony zobowiązują się dojść do porozumienia, harmonogram i miejsce ich prowadzenia, podział kosztów z tym związanych. Te ustalenia nierzadko przybierają postać dokumentu, czyli porozumienia przedkontraktowego, który nie zobowiązuje do podpisania umowy, ale pozwala wiele kwestii uporządkować. Często zdarza się, że w toku negocjacji mnożą się kolejne przeszkody, same negocjacje wydłużają się, a porozumienie, tak wyraźne na początku, już tylko majaczy na horyzoncie. Negocjacje są w impasie i przełomu nie widać. Zaczynamy się zastanawiać, czy druga strona naprawdę chce się z nami porozumieć. A co, jeśli prowadzą oni i przeciągają negocjacje tylko po to, byśmy nie zawarli kontraktu ani z tą stroną, ani z nikim innym i wypadli z rynku, albo stracili w nim udział? To ewidentny przykład prowadzenia negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów, czyli ogólnie akceptowanych standardów uczciwych zachowań, a bez zamiaru zawarcia umowy. Bo o ile samo rozpoczęcie negocjacji wcale nie oznacza, że umowa musi być zawarta, można się po prostu rozminąć w oczekiwaniach i do jej zawarcia nie dojdzie, ale zawsze niezawarcie umowy powinno mieć swoje uzasadnienie, o tyle strony powinny przystępować do negocjacji z zamiarem zawarcia umowy po ich zakończeniu. Prawo chroni nas wtedy, tworząc po stronie nielojalnego kontrahenta obowiązek naprawienia szkody jaką ponieśliśmy licząc na zawarcie umowy (koszty wynajmu sal konferencyjnych, przygotowania ekspertyz i dokumentów, koszty przejazdów, posiłków). Często jest to jednak bardzo trudne do pełnego udowodnienia i wyliczenia. Dlatego też, szczególnie przy długich i żmudnych negocjacjach, strony składają w ich toku oświadczenia określane mianem listów intencyjnych (ang. letter of intent), których treścią może być w szczególności zapewnienie o intencjach, zamiarze zawarcia umowy w przyszłości, wyrażają one generalnie dobrą wolę. Klasyczny list intencyjny nie rodzi zobowiązania co do zawarcia umowy w przyszłości, nie można więc stwierdzić: podpisałeś list intencyjny, to musisz podpisać umowę, nawet jeśli ja nie daję ci ceny, która jest dla ciebie opłacalna.

Często pojawia się konieczność uporządkowania ustaleń poczynionych w toku negocjacji, zamknięcia pewnych kwestii i przejścia do następnych. Pomocne wtedy są tzw. punktacje, czyli pisemne oświadczenia stron, podsumowujące dotychczasowe ustalenia, na przykład warunki dostawy towarów czy pewne kwestie techniczne, pozwalające przejść do następnych etapów negocjacji.

Czasem, gdy strony dojdą do porozumienia co do istotnych postanowień umowy, a do ustalenia pozostały kwestie poboczne, albo jedna ze stron oczekuje na niezbędny do realizacji umowy kredyt, zawiera się umowę przedwstępną. Umowa ta zwiększa bezpieczeństwo stron i powinna zawierać istotne postanowienia (zob. pkt. 1) umowy ostatecznej, zwanej w tym przypadku umową przyrzeczoną. Umowę przedwstępną warto zawierać w formie właściwej dla umowy przyrzeczonej, choć taki wymóg nie wynika z przepisu prawa. Jeśli jednak druga strona zacznie się uchylać od zawarcia umowy przyrzeczonej, a umowa przedwstępna zostanie zawarta we właściwej formie (np. aktu notarialnego), to mamy możliwość wystąpienia do sądu, by nakazał drugiej stronie zawarcie z nami umowy w brzmieniu ustalonym w umowie przedwstępnej. Dla przykładu: gdy kilka lat temu w naszym kraju zaczął się boom mieszkaniowy i ceny mieszkań gwałtownie rosły, deweloperzy uchylali się od zawierania umów przyrzeczonych, chcąc uzyskać wyższą cenę. Wtedy tylko umowa przedwstępna zawarta w formie aktu notarialnego chroniła klientów deweloperów przed wzrostem cen, gdyż mogli oni dochodzić sądownie zawarcia umów przyrzeczonych na warunkach określonych w umowach przedwstępnych, a więc według cen ustalonych przed boomem. Umowa przedwstępna zawarta w zwykłej formie pisemnej takich uprawnień nie dawała.

4. „Dobra umowa” – co to takiego?

Dobra umowa, to umowa czytelna i przejrzysta oraz taka, która nie pozostawia miejsca na domysły i reguluje materię nią objętą w sposób najpełniejszy, tak, aby nie trzeba było rozstrzygać niejasności w sądzie. W Europie kontynentalnej nie przyjął się sposób redagowania umów, jaki rozpowszechnił się w Stanach Zjednoczonych, a więc regulujących absolutnie wszystkie kwestie w sposób wręcz kazuistyczny – czy to w samej umowie, czy w załącznikach – od rozmiaru śrubki, do odcienia zieleni trawy przed fabryką i przez to rozrastających się do kilkuset stron. W Europie wychodzi się z założenia, że „dokładnie” nie oznacza „kazuistycznie” i konieczny jest pewien stopień abstrakcji.

Dobra umowa, to również taka umowa, która w sposób najpełniejszy chroni nasze interesy oraz zabezpiecza nas w przypadku ewentualnego postępowania sądowego. Często na potrzeby ewentualnego postępowania przed sądem tworzy się rozwiązania „kaskadowe”. Jeśli sąd zakwestionuje pewien zapis, uznając go za sprzeczny z prawem, tuż pod nim znajduje się kolejny, który ma zastosowanie w takim przypadku, nieco łagodniej regulujący daną kwestię.

Zasadą jest również, że kwestie typowo techniczne czy konieczne grafiki, wykresy nie są umieszczane w treści samej umowy, tylko w załącznikach, stanowiących jej integralną część. To sprawia, że sama umowa jest bardziej czytelna.

5. Jak się zabezpieczyć, aby nie pojawiły się problemy?

Istnieje wiele rodzajów zabezpieczenia i najważniejsze jest wybranie tego (tych), który w sposób najpełniejszy zabezpieczy nasze interesy w przypadku niewłaściwego wykonania kontraktu czy wręcz jego niewykonania, albo upadłości kontrahenta, czego często nie bierze się pod uwagę podczas tworzenie umowy. Ma to kolosalne znaczenie, gdy do owej upadłości dojdzie, wtedy bowiem wiele zabezpieczeń jest zupełnie bezużytecznych. Nie piszemy o rodzajach zabezpieczeń, bo mogłoby to być przedmiotem odrębnej analizy, a więc ta kwestia zostanie poruszona jedynie bardzo ogólnie.

Kontrakt może być zabezpieczony rzeczowo (hipoteka, zastaw, zastaw rejestrowy), kiedy to przysługuje nam prawo zaspokojenia się z rzeczy – nieruchomości czy ruchomości. Możliwe jest również uzyskanie gwarancji bankowej, ubezpieczenie należytego wykonania zobowiązania, zastosowanie w umowie kar umownych czy odsetek umownych za zwłokę, oświadczenie o poddaniu się egzekucji, zabezpieczenie wekslowe, by wymienić tylko najbardziej popularne. Jednak to, co powinno być bardzo precyzyjnie ujęte w „dobrej umowie”, to na pewno kwestia ewentualnej zmiany sposobu zabezpieczenia w zależności od zmiany okoliczności, kwestia możliwości żądania podwyższenia zabezpieczenia w określonych w umowie warunkach, na przykład znaczącego spadku ceny nieruchomości, na której jesteśmy zabezpieczeni hipotecznie.

W umowie warto również określić, czy ewentualne spory będą rozstrzygane w sądzie powszechnym, a jeśli tak, to w którym (problem przy kontrahentach z różnych krajów), czy może jednak w sądzie polubownym, co często gwarantuje rozpoznanie sprawy w szybkim tempie i na bardzo wysokim poziomie merytorycznym, ale jest drogie. A może zamiast iść do sądu przy pierwszym problemie, lepiej skierować się w stronę mediacji?

Powyżej zarysowaliśmy pewne możliwe rozwiązania, jednak o ich wyborze i o tym, które z nich najlepiej spełnią swą rolę, należy pomyśleć na etapie tworzenia kontraktu.

Igor Marek, portaldlasekretarek.pl

Podstawa prawna: 1. Ustawa Kodeks cywilny (Dz.U. 1964, Nr 16, poz. 93, ze zm.), 2. Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2007, Nr 168, poz. 1186, j.t., ze zm.), 3. Ustawa Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000, Nr 94, poz. 1037, ze zm.)

Źródło: "Sekretariat" 02/2010

Strona: [1] 2

Powiązane wiadomości:

• Zanim podpiszesz umowę o dostawę

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net