Biuro Zarządu odpowiada za redagowanie umów, a niekiedy także za ich tworzenie. Muszą one być sporządzone prawidłowo z formalnego punktu widzenia.

1. Umowa, co w niej ująć i z kim podpisać?

Kto, co, kiedy, a przede wszystkim za ile? To tylko kilka z pytań, które musimy sobie zadać zanim zaczniemy myśleć o podpisaniu umowy. Odpowiedź na te pytania, co do zasady, zdefiniuje elementy przedmiotowo istotne (łac. essentialia negotii), bez ustalenia których umowa nie będzie skuteczna.

Kto – czyli strony umowy. W stosunkach między spółkami, szczególnie kapitałowymi, pojawia się niepewność co do tego, czy osoba, z którą podpisujemy umowę, rzeczywiście reprezentuje daną spółkę i może w jej imieniu skutecznie zaciągać zobowiązania. Jak to sprawdzić? Z pomocą przychodzi nam Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), publiczny rejestr prowadzony przez sądy, w którym są wpisane spółki osobowe i kapitałowe, uwidoczniony sposób ich reprezentacji i wiele innych danych. Każda spółka ma swój indywidualny numer KRS i dostęp do tego rejestru ma każda osoba. Wystarczy udać się do sądu rejestrowego, uiścić opłatę 30 zł, wypełnić krótki formularz i otrzymamy odpis KRS każdej spółki, w którym czarno na białym będzie widniało czy pan Kowalski rzeczywiście jest prezesem zarządu spółki X, czy nie. Tam również znajdą się ewentualne ograniczenia – na przykład, że Kowalski, owszem, może podpisać umowę, ale jeśli dotyczy ona nieruchomości, to powinien przedłożyć pisemną zgodę rady nadzorczej spółki, albo że przy umowach, których wartość przekracza 1 mln zł, spółkę może skutecznie reprezentować tylko dwóch członków zarządu łącznie. Każdy może również przeglądać akta rejestrowe danej spółki, w których znajdziemy sprawozdania finansowe za poszczególne lata, co może mieć znaczenie przy ocenie wypłacalności spółki, albo składane przed sądem lub notariuszem wzory podpisów członków zarządu.

Wiemy już więc z kim zawieramy umowę, czas określić co ma być jej przedmiotem, a więc czy będzie to sprzedaż samochodu czy fabryki, a może leasing, umowa o wykonanie robót budowlanych, czy inne, nazwane, a więc opisane w ustawie lub nienazwane, a więc umowy wykształcone w praktyce, ale nie wpisane w ustawę. W każdym przypadku umowa musi określać przedmiot i to jak najdokładniej, aby nie było potem wątpliwości. O ile w przypadku sprzedaży samochodu problemu nie ma (marka, model, numer nadwozia, kolor), o tyle przy umowie o dostawę kompletnego obiektu przemysłowego taki problem może się pojawić.

Kiedy – to pytanie wydaje się proste. Bez oznaczenia terminu umowa najczęściej będzie ważna, jednak warto go oznaczyć i wówczas konieczne jest zastanowienie się, co się stanie jeśli termin nie zostanie dotrzymany przez nas lub przez kontrahenta (kontrahentów, jeśli umowa jest wielostronna), albo przez podwykonawców lub „podpodwykonawców”. Co wtedy robić – czy wyznaczyć dodatkowy termin, czy ukarać finansowo, czy iść do sądu, czy może było to skutkiem okoliczności, za które nikt nie ponosi winy i terminu nie sposób było dotrzymać (powódź)? Im dokładniej to określimy, tym mniejsze będzie pole do powstania punktów zapalnych na tle wykonania kontraktu.

Last but not least, a dla niektórych wręcz najważniejsze – za ile? Konieczne jest dokładne oznaczenie ceny, a uogólniając, świadczenia wzajemnego, bo nie zawsze rozliczenie następuje w pieniądzu. Kwestia ceny, sposobu i terminów jej zapłaty jest jedną z najdłużej negocjowanych i powinna być określona w umowie jak najdokładniej.

Oczywiście, w umowie mogą i najczęściej są umieszczane także inne kwestie, odpowiedzialność za wady produktu, gwarancja, zapisy na sąd polubowny.

2. Forma, czyli dlaczego słowa nie wystarczą

Robiąc codzienne zakupy w osiedlowym warzywniaku również zawieramy umowę (sprzedaży), a jednak nie spisujemy jej i nie podpisujemy ze sprzedawcą. Dlaczego tak się dzieje, że niektóre umowy dla swej ważności wymagają zachowania pewnej formy, a inne nie? Czy chodzi tylko o kwoty na jakie opiewają umowy? Otóż nie. Kwestię formy umowy reguluje ustawa (np. kodeks cywilny), albo same strony, przy czym nie mogą one skutecznie zawrzeć umowy w formie pisemnej, jeśli ustawa zastrzega formę aktu notarialnego. Odwrotna sytuacja jest także możliwa (ustawa zastrzega tylko formę pisemną, ale strony postanawiają zawrzeć ją w formie aktu notarialnego). Różne są formy i różne rygory ich niezachowania. Jeśli chodzi o formy (oprócz ustnej), to istnieją:

a. forma pisemna,

b. forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym,

c. forma aktu notarialnego.

Forma pisemna jest zachowana, jeśli strony własnoręcznie podpiszą treść dokumentu. Uznaje się, że skuteczne jest to, co znajduje się nad podpisami, a więc umieszczane są one na końcu dokumentu. Druga z form różni się od pierwszej tym, że notariusz ustala tożsamość podpisujących i potwierdza, iż własnoręcznie i w jego obecności umieścili oni swe podpisy na dokumencie. Taka forma jest konieczna przy sprzedaży przedsiębiorstwa czy sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Ostatnia z form to akt notarialny – dokument jest w tej formie sporządzony, a następnie odczytany przez notariusza i dopiero wtedy podpisany przez strony. Notariusz wyjaśnia też stronom, jakie skutki prawne pociąga za sobą podpisanie owego dokumentu. Taka forma konieczna jest do skutecznej sprzedaży nieruchomości.

Pojawia się pytanie – co się stanie, jeśli danej formie uchybimy? Czy umowa jest nieważna? To zależy od rygoru, jakim niezachowanie formy jest obarczone. Umowa może być zawarta w formie pisemnej:

a) pod rygorem nieważności (łac. ad solemnitatem),

b) zastrzeżonej dla celów dowodowych (łac. ad probationem),

c) zastrzeżonej dla wywołania określonych skutków prawnych (łac. ad eventum).

Jeśli więc umowa powinna być zawarta w formie pisemnej, to przy niezachowaniu tej formy będzie ona nieważna tylko jeśli ustawa tak stanowi. W innym przypadku nie będzie można przeprowadzić dowodu ze świadków czy przesłuchania stron dla wykazania, że taka umowa rzeczywiście została zawarta, albo nie wywoła ona określonych skutków prawnych (rygor ad eventum). Natomiast jeśli ustawa zastrzega inną formę szczególną (podpis notarialnie poświadczony, akt notarialny) i nie zostanie ona zachowana, to umowa jest nieważna z mocy prawa.

Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.

 

Strona: 1 [2]

Powiązane wiadomości:

• Zanim podpiszesz umowę o dostawę

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net