Rozliczanie podróży służbowych

Napisany przez: Agnieszka Sadowska

NOCLEGI

Noclegi podczas wyjazdów służbowych są rozliczane na podstawie rachunku z hotelu lub innego obiektu świadczącego usługi hotelowe. Jeśli pracownik nie przedstawił rachunku za nocleg oraz nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety i aktualnie kwota ta wynosi 34,50 zł.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje za czas przejazdu (powrót z delegacji w nocy) lub jeśli pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości, w której czasowo lub stale zamieszkuje.

Przykład 1:

Pracownik zatrudniony w Warszawie wyjeżdża na polecenie służbowe przełożonego do odbiorcy w Krakowie. Celem wyjazdu są rozmowy handlowe. Podróż na wniosek pracownika odbędzie się pojazdem nie należącym do pracodawcy (samochód prywatny pracownika o pojemności silnika 1397 cm³). Pracownik nie skorzysta z noclegu w hotelu – będzie nocował u swojego brata. Pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego wyżywienia.

Jak zapisać taką podróż?

wyjazd z	data	godzina wyjazdu	przyjazd do	data	godzina przyjazdu
W-wa	1.07.2008	8:00	Kraków	1.07.2008	12:30
Kraków	2.07.2008	17:15	Gdańsk	2.07.2008	21:35

1.Przejazdy:

data	wyjazd z	przyjazd do	Liczba faktycznie przejechanych km	Stawka za 1 km	Wartość
1.07.2008	W-wa, siedziba firmy	Kraków, siedziba kontrahenta	312	0,8358	260,77
1.07.2008	Kraków, siedziba kontrahenta	Kraków, ul. Noclegowa 954	14	0,8358	11,70
2.07.2008	Kraków, ul. Noclegowa 954	Kraków, siedziba kontrahenta	14	0,8358	11,70
2.07.2008	Kraków, siedziba kontrahenta	W-wa, siedziba firmy	312	0,8358	260,77
Łącznie			652	x 0,8358	544,94

2.Noclegi:

Miasto	data	kwota	dokument
Kraków	1.07.2008	34,50	ryczałt

3.Diety:

od:		do:		ilość diet	wartość diet
Data	godzina	data	godzina	ilość diet	wartość diet
1.07.2008	8:00	2.07.2008	8:00	1	23,00
2.07.2008	8:00	2.07.2008	21:35	1	23,00

4. Inne ryczałty:

a) ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej nie przysługuje – pracownik nie ponosi tych kosztów ponieważ korzysta z samochodu prywatnego.

Obliczamy wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży służbowej:

Przejazdy	544,94
Noclegi	34,50
Diety	46,00
Łącznie	625,44

Przykład 2:

Pracownik zatrudniony w Warszawie wyjeżdża na polecenie służbowe przełożonego do oddziałów firmowych w w Łodzi i Gdańsku. Podróż z Warszawy do Łodzi, z Łodzi do Gdańska i z Gdańska do Warszawy delegowany pracownik odbędzie koleją. W Łodzi i w Gdańsku pracownik będzie korzystał z samochodów będących własnością pracodawcy. W Łodzi pracownik skorzysta z hotelu i przedstawi fakturę za nocleg. W Gdańsku zapewniono bezpłatny nocleg – pracodawca dysponuje lokalem mieszkaniowym na potrzeby pracowników. Pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego wyżywienia.

Jak zapisać taką podróż?

1.Przejazdy:

wyjazd z	data	godzina wyjazdu	przyjazd do	data	godzina przyjazdu	środek transportu	koszt przejazdu
W-wa	1.07.2008	9:15	Łódź	1.07.2008	10:40	pociąg	45,00
Łódź	2.07.2008	7:30	Gdańsk	2.07.2008	12:20	pociąg	119,00
Gdańsk	3.07.2008	13:25	W-wa	3.07.2008	18:12	pociąg	96,00

2.Noclegi:

Miasto	data	kwota	dokument
Łódź	1.07.2008	192,00	F-ra 12347
Gdańsk	2.07.2008	0,00	-

3.Diety:

od:		do:		ilość diet	wartość diet
Data	godzina	data	godzina	ilość diet	wartość diet
1.07.2008	9:15	2.07.2008	9:15	1	23,00
2.07.2008	9:15	3.07.2008	9:15	1	23,00
3.07.2008	9:15	3.07.2008	18:12	1

4. Inne ryczałty:
a) ryczałt za nocleg w Gdańsku nie przysługuje ponieważ zapewniono delegowanemu bezpłatny nocleg

b) ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej nie przysługuje – pracownik nie ponosi tych kosztów ponieważ korzysta z samochodu pracodawcy.

Obliczamy wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży służbowej:

Przejazdy	260,00
Noclegi	192,00
Diety	69,00
Łącznie	521,00

Podsumowanie:

W podróż służbową, w sposób ustalony wewnętrznymi postanowieniami (np. regulaminy) deleguje pracodawca. Jest to uwaga szczególnie istotna w przypadku pracy handlowców. Pamiętajmy, że przestrzeganie także wewnętrznych przepisów pomoże uniknąć konfliktów w momencie rozliczania podróży.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na poczet pokrycia kosztów podróży. W tym celu pracownik powinien zgłosić się do pracodawcy z odpowiednim wnioskiem.
Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży pojazdem nie należącym do pracodawcy. Także w tym przypadku pracownik przedstawia odpowiedni wniosek.
Pracownik ma obowiązek przedstawić rozliczenie podróży w terminie 14 dni od jej zakończenia. Rozliczenie musi zawierać dokumenty potwierdzające wydatki. Są to rachunki, faktury i inne dokumenty (oświadczenia).

Przed przystąpieniem do rozliczania kosztów podróży służbowych na terenie kraju należy się zapoznać z następującymi aktami prawnymi:

- Kodeks Pracy

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn.zm.).

-rozporządzenie Ministra Transportu z 23 października 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 201, poz. 1462).

Przed przystąpieniem do rozliczania kosztów podróży służbowych zagranicznych należy się także zapoznać z:

- rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późń. zm.).

Agnieszka Sadowska, Akademia Asystentek i Sekretarek

Źródło: "Sekretariat" 12/2008

Strona: [1] 2

Powiązane wiadomości:

« wróć

Rozliczanie podróży służbowych

Szkolenia

Oferty pracy