W dobie rosnącej konkurencji firmy zmuszone są do stałego podwyższania efektywności pracy oraz podejmowania działań związanych z zatrzymaniem najlepszych klientów. Nie od dziś wiadomo, że potrzeba mniejszych nakładów na zatrzymanie istniejących klientów czy wykwalifikowanych pracowników, niż na pozyskanie nowych. Doskonałym sposobem na integrację zespołu, motywację oraz nagrodę dla najlepszych pracowników, klientów, czy partnerów handlowych jest atrakcyjny wyjazd zagraniczny. Pozytywne emocje związane z mniej lub bardziej egzotycznym wyjazdem pozostaną w świadomości uczestnika dłużej niż inna forma gratyfikacji. Nasza firma podświadomie będzie kojarzona z dobrą zabawą, przygodą i relaksem – pod warunkiem, że wyjazd odbędzie się bez nieprzyjemnych niespodzianek. 

Wiele firm motywuje swoich pracowników organizując konkursy sprzedażowe, gdzie nagrodami są różnej wartości wycieczki indywidualne lub bony do wykorzystania w biurach podróży. Powszechną metodą wyróżniania wiodących partnerów handlowych jest organizacja wspólnego wyjazdu na którym prócz atrakcji turystycznych nie brakuje elementów czysto biznesowych jak chociażby usprawnianie relacji handlowych. Jeszcze inną formą pozytywnie wpływającą na kulturę organizacji mogą być wspólne wyjazdy integracyjne poszczególnych działów lub nawet całej firmy.                        

Jak zorganizować firmowy wyjazd zagraniczny?

Najpierw musimy zadać sobie pytanie, czemu ma służyć dany wyjazd. Czy chcemy zintegrować zespół, nagrodzić grupę kontrahentów (np. najlepszych dilerów) , czy najlepszych pracowników, zbudować zespół, przeprowadzić szkolenie, a może kilka rzeczy naraz? A następnie ustalić liczbę uczestników, termin i budżet.

Planując prosty wyjazd zagraniczny (gratyfikacyjny) możemy zrobić to sami. Wystarczy zgłosić zapytanie grupowe do linii lotniczej, zarezerwować internetowo hotel, transfery z i na lotnisko oraz wykupić stosowne ubezpieczenia zdrowotne. Należy wziąć po uwagę fakt, że cena jednostkowa biletu lotniczego w przypadku grupy będzie wyższa, niż cena jednostkowa dla klienta indywidualnego w związku z tym kalkulację wyjazdu należy rozpocząć od przelotu. Można skorzystać też z pomocy biura podróży – tnąc koszty wyjazdu i zlecając fachowcom przygotowanie kompletnej oferty. Tutaj możemy oczekiwać upustów grupowych, czy nawet darmowych miejsc. Dzieje się tak ponieważ touroperatorzy sami czarterują samoloty, rezerwują kontyngenty pokoi w hotelach oraz zbiorowe transfery. W związku z tym cena jednostkowa wyjazdu grupowego, będzie niższa od ceny jednostkowej wyjazdu indywidualnego.

Jeśli chcemy zorganizować bardziej złożony wyjazd typu incentive (z ang. oznacza zachętę, bodziec motywacyjny, używany w zarządzaniu zasobami ludzkimi- wg dict.pl), warto złożyć zapytanie firmom specjalizującym się w tego typu wyjazdach z minimum 6 mies. wyprzedzeniem i jasno określić cele. Wyjazdy incentive nie są standardowymi wyjazdami, a szytymi na miarę programami, gdyż każdy klient jest inny, mający inne potrzeby. Profesjonalne wyjazdy incentive przygotowywane są specjalnie dla danej firmy, często we współpracy ze specjalistami z kilku dziedzin (psycholog, szkoleniowiec, specjalista ds. podróży, itd.). Charakteryzują się szeroko rozbudowanym programem, czy nawet scenariuszem, wieloma nieszablonowymi atrakcjami, zaplanowanymi niespodziankami oraz czasem pracy potrzebnym do zorganizowania udanej imprezy. Wszystko to wpływa na cenę, powodując, że wyjazdy tego typu są droższe od standardowych. Choć cena powinna być ostatnim czynnikiem decydującym o wyborze danej oferty, gdyż dobrze zorganizowany wyjazd incentive przyniesie firmie wymierne korzyści.   

www.jakub-puchajda.pl
      

• O co zadbać planując podróż zagranicę?
• Podróżuj samolotem zdrowo
• Organizacja podróży służbowej