Do obowiązków sekretarki (lub asystentki) należy zazwyczaj przygotowanie szefa do podróży służbowej. Zadaniem sekretarki w takim wypadku jest: znalezienie najszybszych i najwygodniejszych połączeń komunikacyjnych w obie strony (patrz: „środki transportu”), z uwzględnieniem środków podróży wybranych przez szefa, rezerwacja i zakup wszystkich niezbędnych biletów, rezerwacja (i ewentualnie opłacenie) hoteli. Ponadto do zadań sekretarki należy: uzgodnienie dokładnych miejsc i terminów spotkań szefa oraz skompletowanie niezbędnych dokumentów (bilety, rezerwacje, plany, umowy, formularze, teksty przemówień, papiery firmowe itp.).

Dokumenty przygotowywane dla szefa najlepiej układać w takiej kolejności, która ułatwia posługiwanie się nimi podczas kolejnych spotkań. Należy skompletować je tak, aby wszystkie potrzebne podczas jednego spotkania stanowiły jeden pakiet.

Jeśli szef wyjeżdża za granicę, warto wcześniej zapoznać się z bieżącą sytuacją w danym państwie oraz dostarczyć szefowi niezbędnych, podstawowych informacji o kulturze i obyczajach kraju, do którego jedzie. W takim wypadku konieczne może być również wcześniejsze zadbanie o wizę lub o aktualność paszportu.
W niektórych wypadkach sekretarka może zostać poproszona o pomoc przy skompletowaniu bagażu i ekwipunku. W takich sytuacjach zadaniem sekretarki może być np. znalezienie i zakup odpowiednich walizek, oddanie garnituru szefa do pralni, przygotowanie laptopa szefa przed podróżą (naładowanie baterii, dołączenie modemu do łączenia z internetem itd.).

Sekretarka powinna zapisać sobie adresy i telefony, pod którymi można szefa znaleźć, aby móc się z nim skontaktować w razie konieczności. Zakres tej konieczności jest zazwyczaj ustalany przez szefa przed wyjazdem („Nie dzwoń do mnie z niczym, chyba że ….”). Zadania szefa podczas jego nieobecności przejmuje jego zastępca lub osoba przez niego wyznaczona. Szef może polecić swojej sekretarce pilnowanie, czy wszystkie jego dyspozycje wydane przed wyjazdem są odpowiednio realizowane. Ale nawet jeśli szef nie wyda takiego polecenia, warto odnotowywać wszystkie zdarzenia i przebieg spraw, które były prowadzone w jego zastępstwie, aby w razie pojawienia jakichkolwiek problemów móc przedstawić szefowi rzetelne sprawozdanie.

W zakresie obowiązków sekretarki może znajdować się wystawianie przed podróżą delegacji, którą przekazuje osobie wyjeżdżającej służbowo i która po powrocie będzie podstawą rozliczenia kosztów podróży (zobacz „rozliczenia podróży”).

Powiązane wiadomości:

• Kryzys finansowy a podróże
• O co zadbać planując podróż zagranicę?
• Wywiad z Agnieszką Palacz z serwisu Lataj.pl
• Urzędy i organizacje
• Jak zredukować koszty podróży?
• Organizacja podróży służbowej
• O czym należy pamiętać podczas służbowego wyjazdu do Chin
• Przygotowanie bagażu szefa do wyjazdu służbowego
• Środki transportu - przydatne linki
• Delegacja - definicja
• Należności dla pracowników delegowanych
• Diety krajowe
• Zagraniczne podróże służbowe
• Regulacje prawne dot. podróży służbowych

« wróć

Projekt graficzny: www.7seconds.pl | Coding & programming by: sowiq.net