RSS
RSS

Organizacja podróży służbowej

Napisany przez: Lataj.pl
 Wywiad z Panią Agnieszka Palacz - opiekunką kluczowych Klientów korporacyjnych www.lataj.pl
 
Jak sekretarka/asystentka może sobie ułatwić zorganizowanie wyjazdu służbowego dla szefa?
 
- Najprostszym sposobem ułatwienia sobie takiej organizacji jest skorzystanie z pomocy agenta/biura podróży zajmującego się kompleksową obsługą podróży służbowych.
 
- Co takie biuro może zaoferować?
 
- Biuro podróży zajmie się wyjazdem całościowo, zarezerwuje bilet lotniczy, hotel, transfer z/na lotnisko lub wynajmie samochód. Dodatkowo może ubezpieczyć osobę podróżującą na czas wyjazdu lub postarać się o konieczną wizę. Sekretarki zaoszczędzą czas, który musiałyby poświęcić na wyszukanie i dopilnowanie każdego z tym elementów. Oczywiście jeśli ktoś ma czas i doświadczenie w organizowaniu wyjazdów to bez problemu zarezerwuje bilet sam np. w naszym portalu www.Lataj.pl. Procedura rezerwacji jest tam stosunkowo prosta.
 
- Ale pośrednictwo biura chyba kosztuje? Czy nie lepiej jest jednak poprzestać na własnych poszukiwaniach? Szefowie oczekują znalezienia atrakcyjnych cen.
 
- Nic bardziej mylnego. Korzystając bezpośrednio z pomocy linii lotniczej np. poprzez stronę internetową również ponosimy koszt opłaty serwisowej - za wystawienie biletu.  Jest to średnio kilkadziesiąt złotych. Podobne opłaty pobiera biuro podróży, ale prowadząc współpracę z takim biurem można liczyć na szereg udogodnień.
 
Jakie udogodnienia ma Pani na myśli?
 
-  Udogodnienia to przede wszystkim doradztwo doświadczonych konsultantów, znalezienie optymalnego pod względem kosztów i trasy przelotu oraz zakwaterowania w dobrym punkcie w atrakcyjnej cenie. Ponadto obowiązek opieki nad rezerwacją pozostaje po stronie biura, co zdecydowanie odciąża asystentkę. Idąc dalej, w przypadku stałej współpracy, tak asystentka, jak i firma mogą uzyskać dodatkowo: indywidualne warunki finansowania podróży, specjalne umowy na zniżki na przeloty najczęściej wybieranymi liniami lotniczymi, etc. To już kwestia bezpośrednich negocjacji z biurem.
 
 O czym trzeba pamiętać przy zamawianiu tego typu usług? Co jest najważniejsze ?
 
- Trzeba pamiętać o dokładnym podawaniu terminu wyjazdu, miejsca docelowego, nazwiska osoby podróżującej, to oczywiście jest do zweryfikowania, ponieważ sekretarka otrzymuje e-mailem potwierdzenie rezerwacji ze wszystkimi szczegółami podróży, ale jeśli nie zostanie to sprawdzone może wystąpić błąd w wystawionym bilecie i narażenie szefa na kłopoty w trakcie odprawy.
 
A w kwestii kosztów? Co ma istotny wpływ na cenę, np. biletu lotniczego?
 
Ważną kwestią jest odpowiednio wcześnie dokonana rezerwacja – im więcej czasu pozostało do terminu wylotu, tym większe prawdopodobieństwo na znalezienie korzystnej ceny. Warto zwrócić uwagę i dopytać o warunki zmiany oraz anulacji określone w taryfach lotniczych czy przy rezerwacjach hoteli. W podróżach biznesowych bywa różnie, czasem trzeba przełożyć termin spotkania szefa albo szef musi wcześniej wrócić. Jeśli takie sytuacje zdarzają się często, lepiej kupić bilety w taryfach zezwalających na zmiany za dopłatą oraz pilnować terminów anulacji przy hotelach. Unikniemy wtedy większych kosztów związanych ze zmianami.


Powiązane wiadomości:

« wróć

Szkolenia

Oferty pracy

O nas Reklama Kontakt Regulamin Współpracownicy Partnerzy Forum