Rekrutacja na stanowiska administracyjne

Napisany przez: magazynrekruter.pl

W czerwcowym numerze magazynu Rekruter poprosiliśmy o wypowiedź specjalistki zajmujące się rekrutacją na stanowiska administracyjne. Na nasze pytania zgodziły się odpowiedzieć konsultantki: Luiza Maksym z agencji Randstad oraz Monika Bańcarz z Advisory Group TEST Human Resources.

Zaangażowanie oraz prezencja

Stanowiska administracyjne, do których zaliczamy przede wszystkim sekretarki, asystentki zarządu lub recepcjonistki, to jedne z najczęściej obsadzanych przez agencje rekrutacyjne wakatów. Wiąże się to z jednej strony z dużą rotacją, a z drugiej – z ogromną popularnością tego rodzaju stanowisk.

- Prawie każda firma w Polsce posiada takie stanowiska, często jest to więcej niż jedna osoba. Co więcej, nie jest to trudna praca, wymagania stawiane kandydatom są tym samym możliwe do pełnienia przez dużą liczbę osób – uważa Luiza Maksym.

Monika Bańcarz dodaje, iż rekrutacje te wiążą się z dużym obciążeniem czasowym pracodawcy, dlatego wygodniej jest powierzyć je wyspecjalizowanym agencjom.

- Dzięki posiadanym narzędziom i doświadczeniu w ocenie kompetencji, rekruterzy potrafią szybciej znaleźć kandydatów spełniających profil wymagań pracodawcy – mówi Bańcarz.

Ten rodzaj rekrutacji ma swoją określoną specyfikę. Aplikacje najczęściej wysyłają kobiety; bardzo często są to osoby bez doświadczenia, które traktują tę pracę jako furtkę do dalszej kariery. Nie zawsze jednak osoba pełniąca funkcję recepcjonistki posiada odpowiednie predyspozycje, by można jej było powierzyć bardziej odpowiedzialne zadania. Po pewnym czasie, czując się zawiedziona, decyduje się na odejście. Dostrzega to Luiza Maksym:

- Jakkolwiek rozumiemy przysłowie „Od pucybuta do milionera”, rozpoczęcie kariery od tzw. „recepcji” nie zawsze jest gwarantem pięcia się po szczeblach kariery korporacyjnej.

Dlatego stosunkowo trudno jest pozyskać do pracy osobę, która pełniłaby funkcję administracyjną z zaangażowaniem i która miałaby do tego powołanie. Na kolejny aspekt tej pracy wskazuje Monika Bańcarz:

- W odróżnieniu od innych stanowisk, osoby pełniące role administracyjne przeważnie odpowiadają za pierwszy kontakt z klientem, więc liczy się tu także odpowiednia prezencja – twierdzi.

Do you speak english?

W dzisiejszych czasach, kiedy wymagania firm stale rosną, nie wystarczy jednak ładnie wyglądać. Oczywiście w dalszym ciągu istnieją pracodawcy, dla których najważniejsze w pracy recepcjonistki czy sekretarki jest uśmiechanie się i parzenie kawy, ale należą już oni do rzadkości.

- Obecnie, na stanowiskach administracyjnych wymagana jest znajomość języków obcych (dwa języki powoli stają się standardem) oraz doświadczenie w szeroko pojętej organizacji pracy biura. Oczywiście im większe doświadczenie, tym kandydat może liczyć na wyższe wynagrodzenie – uważa Monika Bańcarz. Natomiast Luiza Maksym podkreśla konieczność posiadania umiejętności interpersonalnych oraz asertywności przez pracownika administracyjnego:

- Firmy często są atakowane przez sprzedawców, przedstawicieli innych firm. Dobrze przeszkolona recepcjonistka nie dopuści takich osób do pracowników firmy, oszczędzając wielokrotnie ich czas, co pozwala im na skupieniu się na wykonywanych obowiązkach – stwierdza konsultantka Randstadu.

Konsultant rekrutujący na stanowiska administracyjne nie musi odznaczać się żadnymi specyficznymi cechami czy wiedzą ponad tę wykorzystywaną na co dzień. Powinien wykazywać się elastycznością, znajomością branży klienta oraz jego oczekiwań. Do jego obowiązków należy dokładne zbadanie kompetencji miękkich kandydatów oraz ich motywacji do podjęcia danego stanowiska. Tak, jak w każdym przypadku, rekruter musi być dobrym psychologiem, aby móc wybrać najbardziej odpowiednią osobę.

Coraz większe wymagania

Wydaje się, że w przyszłości wymagania pracodawców wobec pracowników administracyjnych będą się zwiększać. Już dziś rekruterzy mają dużo pracy związanej z selekcją bardzo wielu CV, z których trudno wybrać najlepszego kandydata.

- Niestety, ilość aplikacji często nie przekłada się już na ich jakość i tym samym wydłuża proces selekcji. Ponadto, zwykle niewielki procent aplikacji spełnia wymagania ujęte przez pracodawcę, zwłaszcza jeżeli jednym z nich jest np. bardzo dobra znajomość dwóch języków obcych i jednoczesne posiadanie doświadczenia zawodowego – potwierdza Monika Bańcarz z Advisory Group TEST Human Resources.

Dlatego dobrym rozwiązaniem jest outsourcowanie tych rekrutacji na zewnątrz.

- Jeszcze kilka lat temu było to rozwiązanie dużo rzadsze – mówi Luiza Maksym z Randstadu.

Tab. Średnia Miesięczna Płaca Całkowita (brutto)

Stanowisko	Średnia MPC
Specjalista ds. administracyjnych	3 665
Sekretarka	2 977
Recepcjonistka	2 769

źródło: Raport Płacowy Advisory Group TEST Human Resources

magazynrekruter.pl

« wróć

Rekrutacja na stanowiska administracyjne

Szkolenia

Oferty pracy